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注：会议是一种非常有利的管理工具，要想让会议发挥作用，能充分的为我所为，并不简单，用坏了还可能会成为一把双刃剑。本文为【如何组织财务部门会议】连载的第二篇，也是对e讲堂同名课程的整理。
上一期咱们聊了一下为什么要开会，这期咱们先说说开会议过程中常见的问题，从这些问题出发，再看看怎么把会开好。
1，会荒。常年不开会，大家干干活，不要耽误效率，然后很多的事情自然就耽误了。开会不是万能的，但不开会是万万不能的，总结、布置任务、促进工作、鼓舞士气，这些不在一起怎么能行呢？
2，会海。开的太多、太乱了，文山会海。这种会必然要耽误时间，必然要影响别人的正常的工作，尤其是那种一开会都是大家聚在一起。得检讨一下，是不是这种组织方式、工作流程、责任分配有问题，为什么老得聚在一起，这是一个。
3，拖沓。有的会议拖沓严重，预计一小时开完，结果从中午吃开到晚饭。组织会议的人会议估计有问题，参与会议的人时间表不清晰，耽误人家正常的时间安排。
4，陪绑式的会议。会议是有成本的，一开会全来，人越多越好，大家都听一下，有没有用相关人参加才可以。相关人员不到场会议效率会低，不相关的人到场也会很麻烦，似乎每个会我都得知道一下。
5，跑题。有的会议主持人没有经验，开着开着就开跑题了，拉不回来，其他人还没辙。控制不住局面，得不出结论，得不到预期。
6，议题繁多。今天开会咱们一共说73件事，每一个都是蜻蜓点水似的，，碰上一个难题就说专题讨论，也不知道什么时候专题讨论，就过了。一天过了70个问题，这70个问题没有一个过明白，会议就结束了。
7，重复性会议。计划不协调，销售的说生产造的东西不好卖，生产说研发设计的，研发说销售太笨，什么慢追什么，这会就车轱辘式的来回开，而不决。
8，会前沟通不充分。会议开始的时候都很吃惊，“啊？你这数哪来的？不对吧？”然后一帮领导在对数，从零开始。开了半天才明白，这数不用对，开会不是为这个目的，只是顺便说了一下，两个小时已经过去了。
9，无组织无纪律。这会就是给他开的，开着开着忽然他没了，这开的什么劲？
10，会而不议。一言堂，领导说我认为这个事应该这么办，大家随声附和。这没有起到会议的目的，得充分沟通。
11，决而不行。比如开会商量为什么费用高，最终发现差旅费高，然后会议决定降低差旅费。回去执行时傻眼了，谁家高啊？谁少出差啊？没有责任人。
12，行而不果。执行完了，没有效果，也没有跟进，也没有相应的奖惩。这是一个很重要的管理方式，需要一种考核，一种奖惩，一种督促。
我简单过一下这12条，各自对应一下有没有这些问题，这些问题怎么看，怎么去解决，哪些是问题，问题的原因在哪？
下面我们简单点评一下财务部门常见的会议形式？
第一，例会。
比如说月例会，周例会，晨例会，有的领导喜欢开会，早上来先分享个故事，立志一下，说说有什么问题，形成点卯，看看谁迟到了，开着会才敲门进来了。这个用在业务部门的比较多，财务部门开晨会还是少一些。一般我们会有月例会，周会也有。有人觉得月会周期长，有些事不能及时沟通，会把一个月分四小节来推动，这也可行。还有就是半年和年度的工作总结，虽然每天都干着事，但也需要一段时间之后看看自己进步了没有，干的好坏，有什么成绩，让自己下一步走的更稳健，方向是对的，能不断地进步。一个出纳，每天干的活都一样，昨天也是点钱，今天也是点钱，后天也是点钱，但是半年、一年一总结，发现一年365天一次都没点错钱，这就是成绩了。他在激励着你，约束着你达到一个目标值。
第二，动员类的会。
有活了大家一块干了，比如研究一下应收帐款催收，有人出去跑客户，有人打电话，有人翻以前的凭证。像结账、盘点这类，要大家在一起，分配任务，一个人做不了。
第三，考评，评议类的会。
升职，裁员、晋升、奖惩的沟通，比如今天要发一个小红包给张三，因为张三今年这一年跟税务局保持了良好的关系，给公司赢得了荣誉。得让其他人知道才能体现出荣誉，趁人没注意偷偷塞给张三，就起不到表扬的作用，要开会让其他人看到榜样的力量。当然，批评就要注意了，不能当着一帮人的面批评别人，要让别人自我批评。“张三你说说这事做的感觉怎么样？”张三说我不好意思，给大家脸上抹黑了，下次改进。
第四，文化交流，情感交流类的会议。
比如：明天开个会，咱们部门三个同事集体过一生日，顺便研讨一下下半年咱们旅游去哪。或者搞一个演讲比赛等等。
第五，内部培训。
比如：出纳分享一下跟银行打交道的经验，让应收帐款的会计说说如何跟销售部门配合，让做财务分析的人跟我们说说如何做好财务分析。
第六，通气会。
应对审计、税务稽查等等。比如明天税务局来了，什么话能说什么话不能说，大家都说好了一个鼻孔出气，大家一块演：这张发票不是买来了，这是捡来的。
第七：传达公司信息的会议
公司的战略、策略、营销、组织人事变动等等，比如：刚从领导或上级单位那开完会，回来传达，为了迎接十八大，防伙防盗……传达一下信息，这是种信息沟通。
这是常见的会议形式，这种事情可能需要通过会议来解决，会议也给我们提供了一个机会，让我们能把这些事情干得更好，如果没有这些会议形式，那又怎么进步？怎么总结？怎么学习？怎么解决问题？怎么相互沟通？我下面针对刚才说的常见的会议形式我讲两个。
第一个，如何开好月例会
月例会就怕时间长了之后形成一种惯性，越开越形式化，每次说的越一样，不管谁发言都是把自己工作职责说一遍，唠叨一番问题就拉倒了。于是越开势局越低落，越开越耽误时间。为了避免这种形式化，就得为它植入更多的价值所在，让这个会议更新颖，更有内容。比如让这个例会成为以解决问题的为核心的头脑风暴，除了正常的总结工作，专门就一个问题提前做好准备，头脑风暴。或者作为成功经验的分享会，比如张三干的很好，不断地取得成绩，这次又被提升了，就让张三分享一下过去三年是怎么干的，怎么想的，让其他人也借鉴一下，他的总结也算是一个鼓励和表扬。再或者把它作为一种专业，或者是业务上的趋势的研讨会，比如现在财务发展方向在哪里，这个财务核算越来越集中化，管理越来越现场化怎么样……例会也是需要创新，需要经营的，嘴里时不常的整出个小波浪出来，才是OK的。
第二个：动员类会议
我再举一个例子，说公司的销售部门要上CRM系统，财务部门要有人配合，那你要怎么开呢？事先要做好很多的功课。包括：要确保你对这个项目很了解，确定在财务部，在这个过程中究竟是什么角色和职责，估价一下工作量，你开会给人布置任务干吗？几个人？合适不合适。财务部门参与这个项目中的人是谁，事先要跟人沟通，直接宣布中奖，这个会这个活由某某某干，他会很郁闷。开会要有人作会议记要，今天都说了哪几件事记住了吧？忘了可以再看一眼。开会前要发通知，那天不准请假，我们开个重要的会。准备开会过程中可能被提问的一些预案，要有员工问你，你就得有个回答。准备会议过程中发言稿，比如说为了把CRM这事讲清楚，是不是得准备个PPT啊，三言两语，3、4张PPT说得一清二楚，这个会就高效。要弄清楚会议要达到的目的。比如最终的目的是为了让大家把这个任务领走，那你就知道再怎么说，再怎么扯，最后让大家欣然接受，理解这个事了，活才能干好。
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