当采购也想着钻财务空子的时候怎么办?

tayufan

这两天在处理一个材料发票时,竟然发现了一个问题:本公司对材料采用件为单位,而某一供应商开发票时按套来计量,这个供应商所供的好几种材料,有的一套即为我司的一件,但有的一套等于我司10件或是8件,6件等,即供应商开发票对材料的单位与我司并不统一。而采购员竟然不说这个一套有时并不等于一件,这次我是查物料清单查出来的（也是自己逐渐熟悉才试着去了解），一查发现本次采购交来的发票，其中A材料发票上是4套，1万元/套，共4万元，(经查得出1套=10件,即1000元/件)，而仓库入库单上是4件，如果1件=1套话，我司收到4件，开发票4套（如果1件=1套话),数量是吻合的。如果我不知道这个比例而按1套即为1件，就等把本是1000元/件的材料计成了10000元/件了，等于材料价格增加了9倍。（注：采购员交发票时，除附入库单，他们填的经领导签字报销单外，不附采购合同;另外ERP中A材料标准成本竟然也是增加了9倍,以前竟没有人提出对这个价格的修正,可见对产品成本影响多大）。在这次的启示下，我又查了下前几月份这个供应商的往来，竟然发现采购员利用这种1件与一套不是1：1的比例空子，已经有一次蒙混过去了。这可了不得，公司损失多大啊！回想曾经问过采购，这个一件即是一套吗？采购说是，就是这样的！现在，
1.对这个采购员的所做所为（此人最爱钻空子）该向领导反映？如何反映？
2.对于供应商把材料价格开高（采购也不会去核对，或是与供应商合谋），而我又没有合同，也没有一个参考的尺度情况下，如何去处理？这个发票价格开得比合同高的事是采购去检查还是财务的事情？
3.深感在这个公司得步步小心，别人是那么有意识地钻你工作的空子。（本司本身内控就很有问题）在这种情况下，该如何保护自己？
4.对于这次发现的问题我已经与此采购员本人说了，他承认了本次的事情，说本次交来的发票中，A材料入库单数量少了，随即给我一张A材料的入库单,数量即是少的数量,并承认前次他蒙混过关的事情!我想态度还不错，不过我高兴太早了，我回到办公室把他给我的入库单一看，仓库人员竟没有签字，一查ERP，竟没有入库记录，也即这个入库单是没有用的。顿感有种被愚弄的感觉。（他是知道这个单没有用的，却拿来这个单来糊弄我）,所为实在让人气愤，我该怎么应对他？
5。对于应付一块的内控，我总感觉很有问题，也提出过一些建议，领导却觉得没有什么，没有想过从本源上解决这个问题，也许这才是国有性质的公司的一种生存之道吧。可目前我在经手这块工作，为不希望别人钻空子，我已经着手一些材料的价格收集整理，平时加以对照，以期规避一些风险，公司的风险及自身的工作风险.而这一切，都是以加班为代价，同时也在为自己积累，但也感叹人心的不古.其实换在私营企业，这个采购员早就被开除了（其中的油水明的或暗的有多少啊），但在国企他大有土壤。
6.希望大家给我支支招。谢谢！ffice:office" />

henry

这个问题的根源在于领导的态度。关于内部控制风险评估，其中最主要的一项内部控制环境，包括企业文化，公司领导层对违规违纪的态度。
但以你的职位和地位，想去改变一家国有企业的公司文化是基本不可能的。而且如果领导不管，你也不能强求，因为很有可能领导十分清楚其中的关系和细节，即他也得到了好处才纵容的。
在这种情况下，大家都把国有企业当做一块肉，你妨碍别人吃肉，他们可能会想办法让你离开。
建议你把精力放在提高自己能力和经验上，争取多做些工作，找机会参加培训，想尽一切办法增长经验，然后等待或寻找机会到一个真正能实现价值的平台。

eleven

我对这几个问题的建议啊
1，要向直接领导反应，但不是你说的反应人（这个采购员），是反应事儿（ERP容易出错）；不是某人有问题，是某个业务需要改进，否则容易出问题，比如：成本不实等，看看是否想办法改进；你的落脚点一定要找准。

2，这个问题等第一个反应完问题，让领导拿主意吧

3，哪个公司都这样，从大到小、从内资到外资。。。你不是一个人，都扛着这个风险，不过这个风险不大，扛就扛了，别怕，也没啥好保护的，别跟他们一块儿拿回扣就行了

4，当然是心平气和地对他，除非你很厉害，那就不用在这里问了。。。

5，管理的方法和手段多的是，就像henry说的，看领导的意图了

小帅

我认为首先要维护公司的利益，这是我们的工作职责所在，但也不要忘记现实存在的情况，我也做这这样的傻事，我们下边有一个子公司，有人在做损害公司利益的事情。但我现在依然不后悔。
二、可以做点尝试看看领导和采购部门的反映。
三、如果不是领导许可的话，还是应当维护公司利益。风险越大，收益越大。有时候也不要太在意风险。但要注意方式方法。qq503692422

[此贴子已经被作者于2009-5-7 9:15:50编辑过]

xiaolingxuan

支持henry说的

zlma

这样的事情太多了，我现在也是在一家国企做，情况基本类似.
我的原则是：多看、多听、多思，不说、不做，积累解决问题的方法，有机会就跳。

YIYUN

我个人觉得是公司的管理规范问题、也可以说是系统漏洞：
1、ERP的计量单位有问题，如果这个单位不对，MRP是没办法跑的，最终会造成公司缺货
2、仓库的单据为什么不是打印的，如果不做ERP接收入库，就不能打印出来，

3、定价模式有问题
a 标准成本监控 失误，差异率大于5%的物料，必须详细审核
b 定价模式，采购拥有定价权，会出问题，定价必须多部门牵制
c 采购价格和发票没有进行对比控制，有漏洞

flywing

以下是引用henry在2009-5-6 21:15:00的发言：
这个问题的根源在于领导的态度。关于内部控制风险评估，其中最主要的一项内部控制环境，包括企业文化，公司领导层对违规违纪的态度。
但以你的职位和地位，想去改变一家国有企业的公司文化是基本不可能的。而且如果领导不管，你也不能强求，因为很有可能领导十分清楚其中的关系和细节，即他也得到了好处才纵容的。
在这种情况下，大家都把国有企业当做一块肉，你妨碍别人吃肉，他们可能会想办法让你离开。
建议你把精力放在提高自己能力和经验上，争取多做些工作，找机会参加培训，想尽一切办法增长经验，然后等待或寻找机会到一个真正能实现价值的平台。

对， 说的难听点，皇帝不急太监急，公司管理混乱，领导者心里其实也明白，你要动一下的话，要涉及一些人的利益，如果到时总经理也未必给你撑腰的话，有啥意思？有时候想要做一些事情的时候，也要考虑一下你所处的大环境是否允许，是否值得。