内控制度评审的审计案例二

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案例2：作为山东齐鲁增塑剂股份有限公司的一员，笔者亲历了公司2003年3月间发生的被骗事件的始末。该案件在给公司造成巨大经济损失的同时，也给公司的内控管理敲响了警钟。

[案例2]案例概况：
某公司2003年3月12日在销售增塑剂产品过程中，出现了销售调拨单及销售章真实，财务专用章及增值税发票系伪造的现象，导致被骗货30吨，案值24万余元的重大损失。具体手段如下：
1.一陌生客户隐匿真实情况，到公司销售公司开具了真实的产品销售调拨单，使用伪造的财务专用章及增值税专用发票，私盖印章，然后到销售处盖销售章，最后到储运车间提货，导致事故发生。
2.利用财务部在三楼办公，销售公司在一楼营业，储运发货在公司后区的劣势，经过长期预谋，使用假牌照的报废车作案。骗过了公司财务部收款开发票关、销售公司对接关、储存车间发货核对关、保卫科车辆出入口验收关、齐鲁石化股份公司门卫查证关。以上几个方面充分反映出了某公司在管理上存在很大的漏洞，亟待堵塞。
案件暴露出的管理漏洞
1.由于业务量大及从未出现类似事故的侥幸心理，主观麻痹大意，财务部与销售公司、发货处、保卫科没有建立起紧密结合的防范措施和监控网络，存在严重漏洞。不能及时沟通，只知道按旧流程办事。给犯罪分子提供了作案的机会。
2.印鉴管理失控。财务印鉴与销售印鉴缺少防伪措施，使用掌管存在漏洞，在加盖印鉴时未能得到有力的监控。
3.未建立发票购入，使用，注销的登记制度。
4.物流反馈信息系统失灵，对账不及时。若销售及财务、发货能及时对账，集中办公，就会及早发现问题，杜绝漏洞。
5.销售人员及发货人员增值税专用发票及印章方面的知识缺乏，缺少鉴别能力，提供了骗术得逞的可能。
6.交接工作不明晰。在交接工作时就存在个别遗留问题，理应责成其限期查明，否则不得离岗。
7.凭证单据检查工作不力。
8.经过公安部门介入和初步调查，有内部人员预谋合伙作案的嫌疑。
9.发现问题时追查不及时。在事故发生三天后，此事才得到证实。当时，由于人手较少未能对此进行专项清查。
建立内部控制制度 堵塞管理中的漏洞
出现被骗巨款24万元，究其根本原因在于缺乏一套相互牵制的约束机制，使之侥幸得手，猖狂作案。为此，将内控原则运用于销售业务中，建立完善的内控制度势在必行。
为使内控能够充分发挥作用，设计各种控制措施必须遵循以下原则：
职责分工原则
每项经济业务的处理必须有明确的职责分工。即企业内部必须实行部门责任制和岗位责任制，明确各自的职责范围和处理业务的权限、政策界限与纪律规定。
相互牵制原则
其目的在于，利用不相容职务的分离和每项业务由多部门、多人员处理所形成的相互牵制关系，实现内部的自动控制。例如，出纳职务与编制银行余额调节表的职务分离；钱账分管；账物分管等等。
凭证制度原则
1.必须设计合适的凭证格式及其传递程序，凭证则作为反映业务过程的法律事实。
2.对所有凭证应预先编码，以防丢失。
3.对所有凭证在入账装订前必须经过严格的审核，以保证其账务处理的正确性、真实性与合规性。
4.为防止个别人乘虚而入，应建立及时沟通制度。
核对检查原则
销售开票、财务收款开票、发货、出口应实行集中办公。除凭证的审核外，还要对证账，账账、账表、账卡、账实的核对检查。
内控原则在销售业务中的具体运用
印鉴管理制度
财务负责人掌管财务印鉴，加盖时要审查有无审批手续，金额是否正确，用途是否符合规定。不得签发远期和空头支票。应更换防伪印章。
核对往来账务
财务负责人应指派专人随时随地与销售及发货核对账务，及时互通信息，查实原因，调整账务并催收应收国内（外）账款。
监督检查制度
1.督促有关人员及时、全面、正确地进行账务处理，使收支业务尽早入账，不得压单；
2.记账与出纳业务的职责相分离，使记账的权限仅限于主管会计，用密码的方式给予限定；
3.对现金的账实情况进行经常性和突击性抽查，查看库存的现金有无超出限额，有无挪用盈亏情况，保管措施如何。
4.监督移交工作的整个过程，查看移交清单是否完整，对于遗留问题应限期查清，不留后遗症。
严格交接手续
1.有关人员调换岗位，须按规定与接替人员办理交接手续，做到前不清，后不接。
2.离职人员须编制移交清单，列明移交的账，证、表、公章、资料及有关事项，由监交人签字认可后方可办理手续。交接清单一式三份，其中一份存档。
严格发票鉴别制度
具体如：相关人员应熟悉科学的发票鉴别方法，提高他们的发票鉴别能力，丰富他们的发票鉴别手段等。

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