内控制度评审的审计案例十六

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宁波维科精华集团股份有限公司关于内部会计控制制度有关事项的说明
一、公司简介
宁波维科精华集团股份有限公司（以下简称“公司”或“本公司”）系经宁波市经济体制改革办公室甬体改办[1993]44 号文批准，由原宁波线带集团公司独家发起，采用定向募集方式设立。公司于1993 年7 月28 日在宁波市工商行政管理局登记注册，取得注册号为
3302001000038 号企业法人营业执照。现有注册资本293,494,200.00 元，折293,494,200 股（每股面值1 元），其中已流通股份：A 股110,975,000 股。公司股票已于1998 年6 月9 日
在上海证券交易所挂牌交易。
本公司属纺织行业。经营范围：纱、线、带制品、床上用品、家纺织品、针织品、装饰布、医用敷料的制造、加工（制造加工限另地经营）；实业项目投资，纺织设备租赁；百货的批发、零售、代购代销；仓储。主要产品：纱、线、带制品、床上用品、家纺织品、针织品、装饰布等。
二、公司建立内部会计控制制度的基本目标
公司建立内部会计控制制度，主要是为了达到以下基本目标：
（一）规范公司会计行为，保证会计资料真实、完整，提高会计信息质量。
（二）堵塞漏洞、消除隐患，防止并及时发现、纠正错误及舞弊行为，保护公司资产的安全、完整。
（三）确保国家有关法律法规和公司内部规章制度的贯彻执行。
三、公司建立内部会计控制制度遵循的原则
公司内部会计控制制度的建立遵循了以下原则：
（一）内部会计控制符合国家有关法律法规和财政部《内部会计控制规范— 基本规范（试行）》，以及公司的实际情况。
（二）内部会计控制约束公司内部涉及会计工作的所有人员，任何个人都不得拥有超越内部会计控制的权力。
（三）内部会计控制
业务处理过程中的关键控制点，落实到决策、执行、监督、反馈等各个环节。
（四）内部会计控制保证公司内部涉及会计工作的机构、岗位的合理设置及其职责权限的合理划分，坚持不相容的职务相互分离，确保不同机构和岗位之间权责分明，相互制约、相互监督。
（五）内部会计控制遵循成本效益原则，以合理的控制成本达到最佳的控制效果。
（六）内部会计控制随着外部环境的变化、公司业务职能的调整和管理要求的提高，不断修订和完善。
四、公司内部会计控制制度的主要内容
公司2001 年1 月1 日至2001 年12 月31 日与会计报表相关的内部控制制度设置和执行情况如下：
（一）控制环境
公司已按照《中华人民共和国公司法》（以下简称《公司法》）、《中华人民共和国证券法》（以下简称《证券法》）和有关监管部门要求及《宁波维科精华集团股份有限公司公司章程》
（以下简称《公司章程》）规定，设立了董事会、监事会，在公司内部建立了与业务性质和规模相适应的组织结构，各部门有明确的管理职能，部门之间相互牵制监督。
1．股东大会
根据《公司章程》的规定，公司股东大会的权力符合《公司法》、《证券法》的规定，股东大会每年召开一次，并应于上一会计年度终结后的六个月内举行；在《公司法》及《公司章程》规定的情形下可召开临时股东大会。
２．董事会
公司董事会由7 名成员组成，公司董事会经股东大会授权全面负责公司的经营和管理，制定公司经营计划和投资方案、财务预决算方案、基本管理制度等，是公司的经营决策中心，对股东大会负责。公司已制定《董事会议事规则》。
３．监事会
公司监事会由5 名成员组成，其中包括2 名职工监事。监事会经股东大会授权，负责保障股东权益、公司利益、员工合法权益不受侵犯。监事会对股东大会负责并报告工作，根据盖公司内部涉及会计工作的各项经济业务及相关岗位，并针对业公司章程规定组成并行使职权。公司已制定《监事会议事规则》。
４．管理层及组织架构
管理当局为适应公司经营模式，协调研发、生产、市场营销与财务管理间的关系，以便及时取得经营、财务信息，公司明确了各高级管理人员的职责，并建立了与经营模式相适应的组织机构，科学地划分了每个机构的责任权限，形成相互制衡机制。总经理按《总经理工作暂行规定》全面主持公司日常生产经营和管理工作，下设三位副总经理分别主管营销、科技、人力资源。公司内设机构有营销管理部、综合办公室、财务管理部、科技开发部、人力资源管理部五个部门，聘用的高级管理人员均具备一定的学历、管理经验，能确保控制措施有效执行。
５．企业文化
公司全体员工在长期的创业和发展过程中培育形成并共同遵守的最高目标、价值标准、基本信念及行为规范构成本公司的企业文化。公司通过内部刊物如《毛毯简报》、《敦煌报》加强企业的文化建设，增强企业的凝聚力，向全体员工传达公司的价值标准、经营理念和最
新的行业信息动态；同时公司也不断地加强公司的品牌战略建设，加强公司品牌的宣传和公司品牌在国内外知识产权的保护；根据分、子公司的产品特点，编制了所属公司及其产品的对外宣传手册，有利于外界更好地了解企业及其产品。
６．公司日常经营管理制度
公司已建立并实施了一整套有关采购、生产、营销、研发、人事等方面的经营管理制度。为合理防范经营风险、财务风险并降低公司采购成本，公司对材料采购过程中客户档案的建立、请购、订购、签订采购合同、进料验收、质检、退货、保管、领料、发料和退料等一系列环节建立了工作制度。公司按编制的生产计划组织实施生产，并定期分析实际执行情况。为充分发挥公司营销网络作用、提高整体营销能力及市场占有率，公司建立一系列加强销售业务管理的制度，包括建立销售客户的档案、订立完整销售合同、对相关的业务进行利润分析、成立收汇风险小组对外销产品的安全运输及货款的回笼进行全程跟踪；同时对营销业绩建立完善的考核体系，实行有效激励；结合分、子公司的实际情况，对销售合同的审批、签订、保管和执行以及货款的回笼制定了具体的规章制度，以实现公司整体营销目标。
为适应市场的需求，加快产品的更新换代，实施战略发展，公司设置科技开发部负责公司新产品、新技术的管理及开发工作，对年度内的研发项目于年初下达给各分、子公司的研发部门，并对各个分、子公司的研发成果进行评定。
公司制定了《人事管理制度》，实行较科学的聘用、培训、劳动工资、劳动保险等人事培训和薪酬管理制度，并针对科技人员制定了激励考核制度，以充分地调动科研人员的积极性，有效使用本公司的技术骨干，进一步加强对外部优秀人才的吸引力。
７．外部影响
影响公司的外部环境主要是国家、地方有关政策变动和管理监督机构的监督、审查，经济形势及行业动态等。公司能适时地根据外部环境的变化不断提高控制意识，强化和改进内部控制政策及程序。
（二）会计系统
公司已按《公司法》、《会计法》、《企业会计准则》和《企业会计制度》等法律法规及其补充规定的要求制定了公司的会计核算制度和财务管理制度，并制订了明确的会计凭证、会计账簿和会计报告的处理程序，以达到以下目的：
１．较合理地保证业务活动按照适当的授权进行；
２．较合理地保证交易和事项能以正确的金额，在恰当的会计期间较及时地记录于适当的账户，使会计报表的编制符合《企业会计准则》的相关要求；
３．较合理地保证对资产和记录的接触、处理均经过适当的授权；
４．较合理地保证账面资产与实物资产定期核对相符。
公司切实实行会计人员岗位责任制，并已聘用了较充足的会计人员并给予足够的资源，使其能按既定的程序完成所分配的任务。
（三）控制程序
为合理保证各项目标的实现，公司建立了相关的控制程序，主要包括：交易授权控制、责任分工控制、凭证与记录控制、资产接触与记录使用控制、独立稽查控制、电子信息系统控制等。
１．交易授权控制：明确了授权批准范围、权限、程序、责任等相关内容，公司内部的各级管理层必须在授权范围内行使相应的职权，经办人员也必须在授权范围内办理经济业务。
２．责任分工控制：合理设置分工，科学划分职责权限，贯彻不相容职务相分离及每一个人工作能自动检查另一个人或更多人工作的原则，形成相互制衡机制。不相容职务主要包括：授权批准与业务经办、业务经办与会计记录、会计记录与财产保管、业务经办与业务稽
核、授权批准与监督检查等。
３．凭证与记录的控制：合理地制定了凭证流转程序，经营人员在执行交易时能及时编制有关凭证，编妥的凭证及早送交会计部门以便记录，已登账凭证依序归档。各种交易必须作相关记录（如：员工工资记录、永续存货记录、销售发票等），并且将记录同相应的分录独立比较。
４．资产接触与记录使用控制：严格限制未经授权的人员对财产的直接接触，采用定期盘点、财产记录、账实核对、财产保险等措施，以使各种财产安全完整。
５．独立稽查控制：公司综合办公室内设的内审人员负责内审工作，内审人员对公司的总经理负责，负责对货币资金、有价证券、凭证和账簿记录、物资采购、消耗定额、付款、工资管理、委托加工材料、账实相符的真实性、准确性、手续的完备程度进行审查、考核。
６．公司根据各分、子公司的电算化基础，在电子信息系统开发与维护、数据输入与输出、文件储存与保管等方面做了较多的工作。
五、公司主要内部控制制度的执行情况和存在的问题
本公司对内部控制制度设计和执行的有效性进行了自我评估，现对公司主要内部会计控制制度的执行情况和存在的问题说明如下：
（一）公司在2001 年度着力完成与控股股东的“三分开”，以建立健全完善的法人治理结构。公司采取了一系列措施已逐步实现了公司与控股股东之间人、财、物三分开；公司股东大会、董事会、监事会相关会议均形成记录，并制定了董事会、监事会议事规则；董事会
全面负责公司经营与管理活动；总经理主持公司的日常经营管理。
公司股东大会议事规则的建立及独立董事的聘请工作业经2001 年度股东大会决议通过。
（二）公司已按国家有关规定制定了会计核算制度和财务管理制度，并明确制定了会计凭证、会计账簿和会计报告的处理程序。在具体执行中，公司所属各子公司执行统一的财务管理制度工作仍有待于进一步加强。
（三）公司已对货币资金的收支和保管业务建立了较严格的授权批准程序，办理货币资金业务的不相容岗位已作分离，相关机构和人员存在相互制约关系。公司已按财政部《内部会计控制规范——货币资金（试行）》和《现金管理暂行条例》明确了现金的使用范围及办理现金收支时应遵守的规定，并已按《支付结算办法》及有关规定制定了银行存款的结算程序。在实际操作中，存在公司与宁波维科集团股份有限公司结算中心资金往来的批准、授权手续不够完善的现象。
（四）公司在筹资业务方面，能较合理确定筹资规模和筹资结构，选择恰当的筹资方式，较严格地控制财务风险，降低资金成本。
（五）公司已较合理地规划和落实了采购和付款业务的机构和岗位，明确了存货的请购、审批、采购、验收程序。采购货款的支付需在相关手续齐备后才能办理，大额款项的支付必须经批准同意。但在实际执行中，存在部分采购业务未签订采购合同，采购定单也未能连续编号，以及对部分料到单未到的材料平时未能及时地进行暂估，在年末时才予暂估的情况。
（六）各分、子公司建立了实物资产管理的岗位责任制度，能对实物资产的验收入库、领用发出、保管及处置等关键环节进行控制，采取了职责分工、实物定期盘点、财产记录、账实核对、财产保险等措施，能够有效地防止各种实物资产的被盗、偷拿、毁损和重大流失。
（七）公司及各分、子公司建立了成本费用控制系统，能做好成本费用管理的各项基础工作，明确费用标准，分解成本费用指标，控制成本费用差异，考核成本费用指标的完成情况，落实奖罚措施，降低成本费用，提高经济效益。
（八）公司在销售与收款业务方面，按市场营销管理制度要求，制定了可行的销售政策，建立了国外应收款风险控制制度。公司制定了加强业务管理系统的规定，规范了内外销合同、利润分析单及装运单制作、签订、审批、留存程序，明确了收汇风险小组及财务部的职责。公司根据实际情况将年初确定的营销指标进行分解，下达给各相关营销机构和人员，并确定销售利润指标和货款回笼的相关要求，考核营销费用。出口业务平时由于单证传递的时间差，存在少量收入确认滞后的现象。
（九）对外投资方面，公司为严格控制投资风险，按《公司章程》的有关规定，建立了相应的《投资管理制度》，并按投资额的大小确定的投资决策权的行使，结合对投资事前、事中、事后工作制定了完备的内部控制制度。公司综合办公室负责对外投资审核，包括收集、
归档对外投资的董事会、监事会、股东大会决议及相关文书资料，并建立健全的对外投资台账，跟综、分析投资效益的制度。
（十）公司制定了《担保管理制度》，明确公司的财务部为担保合同的管理部门，负责公司担保合同的签订、履行、变更、终止和保管工作，同时根据担保金额的大小规定了担保审批权的归属和对担保业务发生后对被担保人的经营情况、资金状况的事后监督制度。目前公司除为子公司提供担保外，未对公司外部单位提供担保。
（十一）公司已建立了预算体系，能够做好预算的各项基础工作。但在实际执行中，公司未能将年度的预算方案有效地分解落实到各个职能部门，故预算的实际执行情况不够理想。
（十二）公司在内部审计方面，在综合办公室设置了一名专职的内审人员，另有四名兼做内审工作的分公司财务主管，内审人员对公司的总经理负责。这与《公司章程》及有关审计条例规定不符，使内部审计的独立性不够；同时由于专职的内部审计人员数量较少，尚难
以真正发挥内部审计应有的作用。
六、公司准备采取的措施
公司现有内部控制制度基本能够适应公司管理的要求，能够对编制真实、公允的财务报表提供合理的保证，能够对公司各项业务活动的健康运行及国家有关法律法规和公司内部规章制度的贯彻执行提供保证。针对目前公司在内部会计控制制度方面存在的问题，公司拟采
取下列措施加以改进提高：
（一）进一步完善公司的制度建设，根据公司的实际情况及时地制定如科研项目、预算管理等方面的制度；公司的档案归口综合办公室，为公司专用的人员、场地和设施的配置工作进一步落实。
（二）公司的会计核算制度及财务管理制度将根据会计制度的变化及企业的实际情况及时进行更新修订或制定补充规定，并统一各子公司的财务制度采取有效措施保证其能被严格地执行；加快原始单据的传递以保证财务信息的及时性；平时对料到单未到的材料也予以暂估入账，加强财务对实物的控制。
（三）公司将进一步规范关联方资金往来的审批，严格按照《现金管理暂行条例》完善收付款凭证的稽核手续。
（四）逐步统一公司实物资产的管理制度，实现货物的采购与验收完全分离，提高采购货物的质量；按标准统一目标，进一步规范实物流转与单证流转。
（五）进一步完善投资决策的组织体系，包括设立隶属董事会层面的战略发展委员会。在具体操作上，严格按制度、程序、规范管理投资活动，加强对投资的事后分析。
（六）对公司营销业务，落实对新客户的信用调查工作，完善合同签订、修改审批制度并严格执行，从金额和期限两个方面明确赊销的审批权限。集团内部购销业务按市场定价原则进行，并签订购销合同。
（七）在预算控制方面，强化对预算方案的分解与落实，并加强预算执行效果的分析。
（八）在内部审计方面，考虑设立独立的内部审计机构，提高内部审计的独立性，并逐步过渡到符合《公司章程》的要求，同时充实专职的内部审计人员，制定适当的内部审计计划，扩大内部审计工作范围，切实解决内部审计发现的问题，以利于内部控制制度的进一步完善及有效执行。
（九）进一步加强企业文化建设，增进公司的凝聚力和战斗力；加强公司品牌战略的实施，提高公司产品的知名度和竞争力。
公司管理层认为，公司已根据实际情况建立了满足公司需要的各种内部控制制度，并结合公司的发展需要不断进行改进和提高，相关制度覆盖了公司业务活动和内部管理的各个方面和环节，并得到了有效执行。公司内部控制制度完整、合理、有效，不存在重大缺陷。
宁波维科精华集团股份有限公司