首先,我个人认为费用报销工作只是整个财务管控体系中的一部分,不能单立开来,它和公司的预算管理、会计核算、岗位分工(职位设置)等相关。要做好费用报销工作,我们需要审视以下工作是否到位:
1.公司关于费用报销的财务制度、流程是否健全;
2.费用是否有明细分类:有标准的费用、据实报销的费用、等等(这些也可在费用制度中明细说明和规定);
3.费用使用之前是否有已经审批的费用使用计划,是否经过预算主管的审核,是否有业务授权领导的审批签字;如果有,在费用报销时也要一并提供;
4.费用报销时要看是否超出了原使用计划(预算);
5.有些报销的费用是由公司专门的部门做归口管理的,如培训费是由人力资源部管理、书籍报刊费由办公室管理,如果这类费用发生后是否已经由人力和办公室的专人签字;(这么做的目的是控制费用)
6.报销单据的内容设计是否符合公司的要求;票据黏贴是否符合制度中规定的要求,如差旅费是否按照行程顺序等等;报销票据是否合理、合规、合法;
7.财务审核完毕的单据传递流程是否合理;(以前我有看到这里的各位前辈讨论过该问题,如单据是由财务递交还是报销人递交?)
8.如果公司使用的是ERP,那么系统节点审核完毕后自动生成凭证,费用审核的会计只需要针对一些特殊费用做拆分即可。(这类工作和预算控制有关,此处不再详述)
9.费用报销最关键的就是按照授权审批,业务领导对业务的真实性和效率负责,财务对票据的合理、合规性履行审核职能,受益人不能审批自己的费用,避免......事情的发生;
10.费用报销的关键物-发票。
上面说的这些内容也是我们需要注意和控制的,看起来简单真要做好其实不简单,不容易。一般在工作中遇到的问题其实也是围绕上述几个方面的,如有的公司没有事前审核,所有的费用报销都是事后行为;没有预算;没有财务制度,或即使有也形同虚设,票据不合规等等。
费用报销工作是一项联系业务和财务部门的纽带性质的工作,部门毕竟不如财务专业知识丰富,我们在帮助他们的同时也方便了我们自己,发票问题少了,税收风险降低了,黏贴规范了,工作效率提高了等等。
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