采购系统内部控制审核报告

df750609

采购系统内部控制审核报告

公司领导：

我们接受委托，对公司采购系统的内部控制有效性进行了审核，我们的审核是依据《内部控制审核指导意见》进行的，在审核过程中，我们实施了包括了解、测试和评价内部控制设计的合理性和执行的有效性，以及我们认为必要的其他程序。我们相信，我们的审核为发表意见提供了合理的基础。

我们的审核目标为：1、了解内部控制制度的设计；2、评价内部控制制度设计的合理性；3.测试和评价内部控制制度执行的有效性。依据上述审核目标，我们实施了以下审核程序：1、对公司内部控制制度的基本情况进行了解；2、检查内部控制制度生成的文件和记录，并观察被审核单位经营活动；3、随机抽样并执行穿行测试。

现结合公司采购系统各关键控制点对相关业务部门的内控制度、控制系统、控制程序等进行评价。

一．采购部

1. 请购业务。采购部的年、月原材料采购计划主要按生产计划编制，有采购计划管理文件，低值易耗品及辅助包装材料未纳入采购计划管理，由需求部门直接提采购计划。通过观察，发现该环节主要存在以下问题：

1) 需求部门采购请求都有采购计划，但计划审批环节执行不是很有效，审批环节较薄弱。

2) 因生产计划或生产工艺调整造成采购产品采购计划变动，应由生产中心向供应部下达临时性采购产品采购计划，但目前存在电话通知的情况，不够规范。

3) 补充库存的材料目前直接由业务员下订单，没有通过计划审批环节，为提高采购效率，建议应纳入每月初的计划管理。

2. 价格来源。采购部在价格控制方面做出了很多努力，每月的价格分析会，公开透明的价格招标，以及价格平台的构想都值得向其他部门推介。建议加强价格变动管理，价格有变动的情况下，应及时履行分级授权审批手续。

3. 采购认证。执行情况良好，但需要进一步加强和完善。

4. 合同管理。我们对北京市蓝健兴达工贸有限责任公司进行了穿行测试，发现该公司合同还是2004年签订，有效期已过，采购部尚未续签。同时通过询问观察，了解到还有部分合同未签订，该环节经评估为存在风险

5. 编制采购订单。经测试发现存在订单价格与发票价格不对应的情况，需要业务部门及时维护采购订单的价格变动情况。

6. 收货检验。执行情况基本良好，但对不合格品从发生-判定-记录-反馈-执行的记录不够完全，需要进一步加强。

审核结论：通过测试采购部内部控制制度基本完善，并得到一贯有效的执行。

二．工程部

1. 请购业务。授权审批不够健全，在测试中发现部分业务无领导审批，经解释为领导出差无法审批，但事后也无补签，领导不在时未审批业务，口头指定由内务负责，但授权未书面明确。该环节经评估为存在风险。

2. 价格来源。因钢材价格波动较大，同时是合格供方，价格每次变动未履行审批手续，建议进一步加强价格控制，特别是对信誉供方的监控。

3. 采购认证。建议进一步加强和完善该项工作。

4. 合同管理。执行情况良好。

5. 编制采购订单。订单存在事后补录情况，建议今后加强和改进。

6. 收货检验。执行情况基本良好，但对不合格品从发生-判定-记录-反馈-执行的记录不够完全，需要进一步加强。

审核结论：通过测试工程部内部控制制度基本完善，并得到一贯有效的执行。

三．设备动力部

1. 请购业务。执行情况良好。

2. 价格来源。建议进一步加强价格控制，特别是对信誉供方的监控。

3. 采购认证。建议进一步加强和完善该项工作。

4. 合同管理。执行情况良好。

5. 编制采购订单。订单存在事后补录情况，建议今后加强和改进。

6. 收货检验。执行情况基本良好。

审核结论：通过测试设备动力部内部控制制度基本完善，并得到一贯有效的执行。

四．广告部

1. 请购业务。采购申请较不规范，建议采用统一的采购申请单。

2. 价格来源。建议进一步加强价格控制，特别是询价过程的规范。

3. 采购认证。建议进一步加强和完善该项工作。

4. 合同管理。执行情况良好。

5. 编制采购订单。目前只有大宗业务能保证订单与合同的一致性，建议今后加强和改进。

6. 收货检验。执行情况基本良好。

审核结论：通过测试广告部内部控制制度基本完善，并得到一贯有效的执行。

五．财务部

1. 发票检验。主要问题有发票价格与订单价格存在不一致；发票与合同，请购单之间缺少控制程序，评价为存在风险，请购单，订货单，验收单和卖方发票应互相核对一致，这是购货业务中影响“存在与发生”认定的关键内部控制，目前仅要求会计将发票与订单，验收单校验，而忽视了采购的源头请购单。

2. 付款业务。该环节存在下列问题：

1) 网上付款流程目前没有会计审核这一环节，由于网上付款环节未通过会计，削弱了会计的监督职能，经评价为存在风险。

2) 通过对上月银行调节表的检查，发现存在系统已付款未及时凭证的情况，说明该环节内部控制存在缺陷，付款单与生成的凭证缺乏监控机制。

3) SAP系统自动抛帐后由出纳打印整理付款凭证，违反了财政部于2002年12月23日发布的财会（2002）21号《内部会计控制规范-采购与付款》中关于不相容岗位应相互分离，制约和监督的基本要求，出纳应不能接触会计凭证。

4) 测试中发现付款凭证的制证人为“俞学锋”，此与事实不符，一旦出现问题也不便明确相关责任人。

5) 目前预付款请款环节建议后附合同等支持性凭证，如缺少支付依据，会计很难发挥监控作用，会计审核将流于形式。

3. 记录负债。该环节存在下列问题：

1) 目前对会计记录没有独立稽核，经评价为存在风险。独立稽核的缺失将会影响内部控制中对存在与发生，完整性，估价与分摊等认定。

2) 在测试中，发现存在货物已入库发票未及时开给我公司的情况，影响了应付帐款的及时性、准确性，建议会计加强督促和监控。

3) 与供应商的对帐控制较为薄弱。经询问会计我公司尚存在未对帐的供货商以及长期挂帐待清理事项，建议进一步加强和完善该项工作。

审核结论：通过测试财务部除存在上述缺陷外内部控制制度基本完善，并得到一贯有效的执行。

总结：公司通过树立严谨扎实的管理作风以及建立严格公正的考核、激励机制，根据公司资产结构、经营方式，结合各采购部门的具体情况，公司各业务部门和岗位都制定了各自的监督、考核条例，业务过程各环节都明确了相关责任人，都有明确的职责范围和奖惩规定，现有的采购管理体系已基本形成全方位的竞争机制、激励机制、监督机制和约束机制，为公司创建了良好的企业内部经济环境和规范的生产经营秩序，保证了公司经营业务活动的正常进行，保护了公司资产的安全、完整和增值。我们认为，公司的采购管理程序比较健全、合理、有效，各控制环节比较完整、严谨，并在各控制环节建立了相应的控制点，基本上无明显漏洞，但是也存在着以下一些待改进的地方。

一、 价格来源控制相对薄弱。目前公司层面尚缺乏一个完整的可操作性的采购价格管理细则，虽然各相关业务部门在实际工作中对于价格来源都有一定的控制，但是对招标，询价以及信誉供方的价格管理以及操作过程中存在不规范和随意性。因此建议制订相关价格管理办法，以制度化的形式明确操作程序，使公司价格来源走上规范化、制度化轨道，只有价格来源实现了规范化、制度化，才能有效提高采购效益。

二、采购认证工作尚待加强。目前部分业务部门对采购认证即供应商准入制度的重要性还没有充分认识，供应商资质审查是采购环节的重要控制点，只有所采购的供应商均是资质优良，诚信良好的企业，才能有效地化解后续采购风险的发生，保证采购质量，这就需要采购机构立足平时，做实做细这项工作。。

三、建议对网上付款流程进行改造。网上付款流程目前省略了会计审核这一环节，使应付帐款主管会计无法对付款业务真实性、合理性、合法性、有效性进行全面监督，削弱了会计监督职能。另外目前规定SAP系统自动抛帐后由出纳打印付款凭证，违反了财政部于2002年12月23日发布的财会（2002）21号《内部会计控制规范-采购与付款》中关于不相容岗位应相互分离，制约和监督的基本要求。

四、建议财务部加强内部稽核工作。独立稽核为控制程序中的关键要素，有效的内部稽核能够为企业及时防止或发现会计报表中的重大错报提供合理保证，而独立稽核的缺失使该环节失去这一职能。

五、建议加强与供应商的对帐工作。据财政部发布的〈内部会计控制规范-采购与付款〉中规定：单位应当定期与供应商核对应付帐款，应付票据，预付帐款等往来款项，如有不符，应查明原因，及时处理。我公司对供应商的帐目核对工作缺乏明确的管理办法，如对帐期限没有明确，测试中发现目前存在没有对帐的供应商；对帐流程不明确，业务部门没有与财务核对而直接和供应商签署对帐单；涉及多个部门采购的供应商没有明确对帐责任。

六、建议根据上述实际情况，对目前各部门已制订的内部规范，流程，岗位职责进行重新整合，改进，形成一个涵盖公司内部的各项经济业务、各个部门和各个岗位，并落实到采购过程中关键控制点的决策、执行、监督、反馈等各个环节公司层面的完善规范的采购体系。

billons

非常感谢df750609的文章,谢谢谢谢!

cxm123

ding

df750609

我是一个上市公司的内审人员，这是应公司领导的要求对采购系统所作的评估报告，贴出来请大家探讨。有一点我和财务部门有些争议，就是我公司的付款凭证是系统自动生成的，然后由出纳统一打印整理，我认为这是违反不相容岗位的相关内控规定，出纳应不能接触会计凭证，但财务部门认为出纳没有制证，仅仅是打印一下，应该没有问题。这个问题大家能否指教一下，谢谢。

grandzzz

good

freeboy52

顶！

江边人

ding

lantiangao

好

欧阳汗雄

谢谢

zhaodezhi

支持!