[转帖]应收帐款的内部控制

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人们对内部控制学的研究由来已久。早在20世纪初期，西方一些国家就已经开始在企业内部试行内部牵制的组织方法；1949年，美国首次提出了“内部控制”的概念，随后各国政府、民间组织和许多专业团体纷纷就如何建立有效的内部控制制度提出了各自的见解、主张，内部控制已渐渐成为企业高效运行不可或缺的一门管理技术。2001年以来，世界上一大批知名的公司如安然、世通、施乐等相继爆出财务丑闻，其中凸显出来的由于内部控制不严而造成的诸多管理漏洞也随之为人们所关注。只有建立良好的内部控制制度才能够健全企业的运行机制，增强企业自我控制、自我协调的能力，才能够使企业在激烈的市场竞争中取得竞争优势已成为人们的共识。 在现代市场经济中，随着竞争的日益激烈化，信用关系或信用方式已成为社会经济运行的主要形式。企业要生存、要发展，必须要不断的通过市场行为出售自身的产品或劳务。而为了增强在销售过程中的竞争力，企业不可避免的甚至要越来越多的采用信用销售方式。那么，伴随信用销售方式而来的，必然是越来越多的应收帐款。因此，建立有效的应收帐款内部控制制度也变得益发重要。一个企业应当如何建立健全应收帐款内部控制制度呢？参照财政部颁发的《内部会计控制基本规范（试行）》以及《内部会计控制规范－销售与收款（试行）》等政策法规，笔者认为应主要从以下几个方面着手： 首先，必须要明确实施应收帐款内部控制制度的目的，或者说要达到的目标。只有目标明确才有可能建立正确、严谨的内部控制制度。笔者认为，企业建立健全内部控制制度的最终目的是为了增强自身的自我控制、自我调节能力，纠正经营过程中偏离企业整体目标、，损害企业利益的行为，以期实现企业价值的最大化。而应收帐款内部控制制度作为企业内部控制制度整体的一个重要组成部分，在服从上述总体目标的同时又对其做出了细化，即通过规定相关部门、相关个人在产品销售、货款回收方面的行为来保证企业既拥有维持自身运营所需的充足的现金流量，又能够在销售市场上拥有充分的竞争力，同时还能够及时回收赊销款项，避免发生不必要的坏帐损失。 其次，企业还需重点关注应收帐款的事前、事中、事后控制。 一、 事前控制 应收帐款的事前控制也就是在销售环节的控制。根据《企业会计制度－会计科目和会计报表》的规定，应收帐款是指企业因销售商品、产品、提供劳务等应向购货单位或接受劳务单位收取的款项，也就是说应收帐款是由于企业的销售行为产生的，因此要有效的控制应收帐款必须从其产生的源头即企业的销售行为抓起。这方面的控制措施主要有以下几点： 1、企业应设置一个专门的信用管理部门。这个部门在应收帐款事前控制中的作用是对销售部门提出的赊销申请根据事先制定好的授权审批制度进行审批。（赊销申请必须已经授权的销售主管签字认可，以保证这笔销售业务是符合企业整体销售计划的，从而防止个别销售人员为提升自身的销售业绩而偏离企业的整体规划。赊销申请单应该一式多联。）为此，信用管理部门应该收集相关客户的资料，在审批之前对赊销客户的资信状况进行审议，详细了解该客户的经济性质、隶属关系、注册资金、主营业务、管理水平、经济效益、以往的信誉记录等，经过仔细评估后决定是否给予赊销，并将最终审议结果签示于赊销申请单上，留存以后将其他联退回销售部门；而信用管理部门据以做出审议结果的理由也应以书面的形式存档，以备以后为了分清责任等进行的审查。对于经审议发现财务状况或信用不好的客户，信用管理部门可以要求其出具信用证明或经济担保。 至于没有条件设立单独的信用管理部门或赊销业务相对较少的企业也可只设立信用管理岗位。该岗位可隶属于会计部门、合同管理部门或市场部门，但一定要独立于销售部门。 2、批准销售部门的赊销申请后，信用管理部门应派出专人会同销售人员与客户签定销售合同。在合同中要详细注明产品的销售价格、信用政策、还款方式、还款期限等；也可由信用管理部门向合同管理部门详细列明上述信用条件，由合同管理部门会同销售人员签定赊销合同。签定合同时，应尽量争取采用票据信用方式，如商业承兑汇票、银行承兑汇票，以求更加安全可靠。 3、会计部门根据核准的赊销申请单、销售合同开具一式多联的销售发票；根据销售发票记帐联编制记帐凭证并登入相应的明细分类帐及总帐；根据仓库部门的货物运送凭证等随时或定期结转成本，冲销库存。 销售部门根据销售发票业务联及仓库部门的货物运送凭证编制销售台帐；仓库部门编制实物帐，以便查对。 应收帐款事前控制环节最关键的部门是信用管理部门。由独立于销售部门的信用管理部门对赊销业务严格把关，形成内部牵制，以防止销售部门片面追求销售业绩而忽视经济利益的回流；而对于信用管理部门的内部牵制则可由销售部门、会计部门及企业定期、不定期的内部检查完成。企业决策层或信用管理部门必须事先制定授权审批制度，在该制度中明确信用管理部门内部各人的审批权限以及审批准则、政策等，并将此制度传送给销售部门、会计部门等相关部门。这样，销售人员就可以根据授权审批制度在提交赊销申请前就否决掉不符合条件的赊销客户，节约工作成本；对于符合审批条件而信用管理部门不予审批的也可以要求其进一步审议；而会计部门在开具销售发票时也可以据此审核信用管理部门核准的赊销申请单是否合乎规定。 二、 事中控制 赊销合同签定至应收帐款收回之前这段时间相应的控制措施称为事中控制。这个阶段的控制工作仍主要由以上三个部门：信用管理部门、会计部门以及销售部门完成。相应的控制措施主要有以下几点： 1、信用管理部门应对赊销客户的资料进行动态管理，随时关注对方的相关信息。一旦赊销客户经营状况等出现异常并有可能危及到本企业帐款的顺利回收时，信用管理部门应及时的书面告知会计部门，由会计部门负责督促相关销售人员催收帐款。注意此时最好由会计部门履行督收职责。虽然信用管理部门也可以直接催促相关销售人员，但由于平日与客户的对帐、对应收帐款进行财务分析、赊销合同到期时货款的回收都是由会计部门完成的，因此该项职能仍交由会计部门来履行以保证“政令统一”，防止“多头命令”可能造成的销售人员无所适从，部门之间拖沓扯皮。 在事中控制中，信用管理部门还应该根据会计部门提供的财务分析数据，从本企业实际情况出发相应调整原先的信用政策，调减或调增信用额度，以适应企业现实发展的需要。 2、会计部门应定期向赊销客户寄送对帐单，以确保双方在应付帐款数额、还款期限、还款方式等方面的认可一致；对客户提出的异议要及时查明原因，做出相应调整；根据信用管理部门提供的信息督促相关销售人员提前催收帐款，避免发生坏帐损失。 会计部门还应对本企业的财务状况、应收帐款等实时或定期进行分析，为信用管理部门制定新的赊销政策提供依据。 3、销售部门也应随时关注赊销客户的信息，并根据会计部门的要求催收那些被认为有可能成为坏帐的款项。 应收帐款事中控制环节中最关键的部门仍是信用管理部门。它要求信用管理部门要实时关注赊销客户的相关信息，判断有无坏帐风险，并及时书面告知会计部门。 会计部门在此环节的作用也很重要。它必须实时或定期的对本企业的财务状况、现金流量、应收帐款等进行分析，从而为信用管理部门制定新的赊销政策提供依据。 三、事后控制 事后控制包括赊销合同到期时款项的收回控制以及款项到期由于各种原因无法收回而形成坏帐损失的处理。主要包括： 1、赊销合同到期时，会计部门应书面通知相关销售人员进行款项催收。对于顺利收回的款项应及时入帐。 对于逾期未收回的款项，会计部门应及时报告给有关的决策机构进行审查，以确定是否确认为坏帐。如果确认为坏帐损失，应做出相应的帐务处理，在帐面上核销该笔应收帐款；但信用管理部门和相关销售人员还应继续关注赊销客户的情况，一旦发现其经营状况或其他情况好转，有了还款可能，应及时通知会计部门并加以催收；会计部门也应对已注销的坏帐进行备查登记，并加强监督，如仍旧定期寄送对帐单，以防止相关人员已私自收回坏帐却据为己有。 2、相关机构应查明坏帐产生的原因，明确相关责任人、相关责任部门，并做出相应的处理。如果是由于对方经营状况恶化等造成坏帐，而对方的这种变化事先是可以觉察的，则应追究信用管理部门的责任；如果信用管理部门已经书面告知了会计部门，而会计部门却没有及时督促相关人员加以催收，则应追究会计部门的责任；如果会计人员已履行了督收职责，应收帐款收不回是由于销售人员的疏忽，则应追究销售人员的责任。这就凸显了“书面告知”的重要性，审查人员可以据此分清责任。当然，现实中的情况要复杂的多，但只要职权划分明确，相关履行职责的记录完整，分清责任还是比较容易的。分清责任后，审查机构除了根据公司制度对相关责任人进行处罚外，还应在绩效考核部门备案。 3、信用管理部门应根据帐款回收情况相应调整原先的信用政策，对逾期不归还帐款的赊销客户应调减或取消它的信用额度。 4、企业应定期或不定期的派出专门的部门或专职人员对应收帐款内部控制制度的执行情况进行检查评价，对其中的薄弱环节应及时加以纠正、完善。负责检查的部门、人员应该是独立的。 最后，企业还要关注应收帐款内部控制中的“软控制”。 上述的事前、事中、事后控制都属于硬性的控制制度，而这些“硬控制”都需要通过具体的人员来执行、落实。因此，一个企业要想建立真正有效的应收帐款内部控制制度，还必须关注相关人员职业道德、对企业忠诚度的培养，即还需要辅以“软控制”。因此，企业在制定有效的内部控制制度、训练员工的专业技能的同时还应该加强员工的道德观、价值观、忠诚度等精神层面素质的培养，以提高他们的工作热情和责任心，从而从根本上杜绝各种可能的人为因素或疏忽大意造成的坏帐损失。 此外，企业在制定、执行各种控制措施的同时，还应该考虑它们的运行成本。如果执行成本过高，则可以采用重点性原则，对涉及金额比较大或对企业比较重要的项目进行重点控制；而对于一般的赊销项目则可以适当减少一些控制程序，以保证执行内部控制制度所取得的效益与所需的成本相匹配。