虚拟团队的建设和管理

henry

虚拟团队指的是主要通过非面对面的沟通方式（例如电子邮件、微信群、电话、电话会议和共享空间等）建立起来的团队。今天的许多团队在一定程度上都是虚拟的，也就是说这些团队中有的成员和其他成员不在同一个地方，其成员可能包括分处于各地的公司员工、主要分销商的代表，还可能包括重要的客户。有些团队是真正意义上的虚拟团队，其成员很少甚至从不会面。对财务经理来讲，总分公司财务，集团与控股公司的财务都可能在不同地点形成虚拟团队。

由于工作原因，我从2014年起开始虚拟团队组织协调工作，切身感受到这种工作方式的普遍性、优势和难度。为让身处同样环境下的小伙伴们少走弯路，我想在这里抛砖引玉，把我搜集积累的关于虚拟团队建设、运作和管理的一些经验拿出来与大家共享，希望有更多的人参与讨论。

1.虚拟团队—优势和挑战

虚拟团队却是真实的团队，他们如果能够出色地完成任务，将给公司带来很多优势。

• 相同目标和任务的分散同事跨时空限制形成团队合力
• 节省出差见面的成本和时间
• 随时随地学习分享
  
  

虚拟团队成员分散在不同城市，如何才能使他们互相交流呢？他们能够和谐共事吗？他们又该怎样了解正在开展的工作呢？

• 管理挑战：虚拟团队的领导者如何将自己的团队管理知识运用到协调虚拟工作中去？
• 技术难题：虚拟团队的领导需要怎样的工具来使团队成员保持相互联系、沟通与协作？
  
  

2. 建立虚拟团队第一步： 建立、宣传和强化团队愿景和目标。

所有团队都需要界定清晰的愿景与目标，但与同地点团队相比，虚拟团队可能更难以达到这样的清晰度。毕竟，在同一个地点工作的团队只要有称职的成员，就能够凭借彼此靠近的优势明晰模糊的愿景，修正界定不清的目标。

虚拟团队也会在工作过程中检查并调整自己的目标，为了成功，它还应该在一开始就制定出最清晰的愿景和总体目标。目标应该是具体的、可衡量的，这样在工作结束时，团队可以对照当初确立的目标了解自己是否取得了预期的结果。

3. 建立虚拟团队第二步：建立信任和认同

虚拟团队成员平时分散于各部门或各地，一个正式的启动会议可以让成员有更多的仪式感和团队认同感。团队领导应注重关系建设和团队感受而不仅仅是分配任务，大力培养团队认同感和归属感。其他建立信任和认同的技巧包括：

• 尽量多地了解你的团队成员并让他们了解你，包括一些个人爱好等相关话题。
• 鼓励团队成员间互相支持与合作，分享信息和经验技能。
• 当一个新的团队成员加入可一个成员要离开团队时，记得有个欢迎或送别。
• 鼓励工作进展过程中的一对一沟通或定期面谈
• 寻找时间和方式召集团队成员
• 重申团队的共同目标
  
  

4. 建立虚拟团队第三步：确定角色与责任
如果条件允许，在团队成立时以实体会议形式，会更有利于建立和密切团队成员间的关系，增强责任感。

与团队愿景和目标一样，虚拟团队成员的角色与责任也必须从一开始就明确界定。否则虚拟团队就可能会陷于混乱之中，并导致团队成员彼此重复劳动。

及早了解各自的角色将有助于确保团队成员承担起独立的任务，并把他们的工作视为整体工作的一部分。通过一起工作，团队可以了解应该做什么并确保有人会去做。

5. 建立虚拟团队第四步：明确工作流程与预期结果

虚拟团队要求有清楚、透明的流程（决策方法、工作方法、工作计划、程序）和成果（可交付成果、记录、阶段性成果、结果、文件）。透明的意思就是指所有团队成员都能理解并同意工作流程和预期结果。

透明可以使团队产生一致的结果，因为每个人都知道团队努力实现的目标，也知道团队打算如何实现这一目标。

6. 建立虚拟团队第五步：培养团队协作精神

团队的关键就在于让具有互补能力的人为了重要的任务而共同努力。但是，虚拟团队的成员之间能够实现互相协作吗？回答是肯定的，虚拟团队不仅能实现协作，还能够加强协作。以下是一些鼓励虚拟团队中相互协作的技巧：

促进协同工作 尽量找机会让团队成员一起工作。例如，鼓励几名团队成员共同解决突然出现的意外问题。

对看到的协作行为进行认可和表扬 例如，如果几名团队成员相互协作，成功解决了一个问题，这时应向所有团队成员发送一封电子邮件，表达您的谢意并指出他们取得的成绩对整个团队起到了怎样的作用。您的目标是要营造一种氛围，使团队成员依靠相互帮助来取得成功，使每名成员都能为团队的努力贡献出自己重要而互补的技能和知识。

7. 建立虚拟团队第六步：做好团队沟通
鼓励团队成员间积极、开放的沟通，在沟通中所有团队成员的意见都被尊重和倾听。

制订一个年度沟通/会议计划（年度日历），哪些会议使用电话，哪些是面对面的。

建立畅通的沟通渠道以确保团队成员能轻松地互相传递讯息非常重要。这些畅通的沟通渠道可以使团队成员建立相互信任，而相互信任或许正是高绩效团队成功的最重要的因素。

团队领导者应该就下列问题与团队成员达成一致：

• 团队打算实现怎样的具体目标？
• 必须在什么时候完成这一目标？
• 将以怎样的方式做出决策？
• 谁将对项目的各个部分负责？
• 如何实现我们的目标？
• 如何监控进度和绩效？
  
  

采用书面工作计划将上述达成的一致记录跟踪

团队领导要做到透明、诚信

8. 建立虚拟团队第七步：结果管理

计划并执行定期的正式业绩和表现反馈机制，明确业绩和行为目标

根据个人情况制订个性化的沟通和辅导方式

定期沟通需要的支持，协助扫清业绩障碍

密切与本地直接经理的沟通和协作，尊重直线经理意见和要求

与直线经理和人事部门合作提供培训和发展机会

及时分享和庆祝取得的成就，适当给予团队成员承认和奖励

9. 建立虚拟团队第八步：用好管理工具

要确保每位成员都能轻松地掌握最新信息：

发送每周电子邮件，公布已制定的决策及其执行情况

召开每周或每月视频会议或电话会议。确保事前向团队沟通清楚每次会议目的，议程

在内部网站上(或其他信息共享平台)公布团队进度报告和决策的执行情况，例如要求全体团队成员在每周一和周三的上午查询该网站以了解最新情况。

用远程共享的办法共享知识，促进团队学习成长

确保团队每位成员都拥有相关信息系统和访问和使用权限

确保信息畅通，做到连贯一致和可靠。这样就能让团队成员做到心中有数，保证能随时获得所需信息。

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拟团队的构建条件和适用环境是什么？

henry

这种情况主要是由于跨区域经营产生的，全国范围的业务，以财智东方为例，讲师和员工分处于全国各地，即便是同在北京的同事，由于经常出差，实际面对面交流的机会也并不多。在这种情况下，要协调各地员工和资源保持紧密合作高效制订计划完成目标，难度可想而知。更加典型的例子是经营全球业务的跨国公司，其在中国本地的销售、生产、研发、财务、供应链等职能部门与总部相关部门虽然没有直接汇报关系，但其运作需要与总部及其他国家密切协调配合，身处这种公司，你会经常看到除了出差见面以外，身处不同国家的同一职能或关联职能，频繁地通过电子邮件、电话、电话会议、视频会议和公司内部共享平台进行沟通。
当然，构建虚拟团队需要有几个硬性或软性的支持条件：
-团队成员与团队领导有固定的直接或虚线（职能性）汇报关系，虽然不处于同一办公地点
-基于同一目标形成的项目团队，团队成员可能分属于不同的部门或地点
以上在公司内部最好有一个相对正式的任命通知
-团队成员与团队组织者有共同的志向和爱好（比如基于共同爱好建立的QQ群或微信群或者比如财务经理人论坛的网友）

fuwish

学习了谢谢分享

随风_p6686

我们目前也有这种虚拟团队，主要通过QQ群联系，可经常发布通知，很多都表示没时间关注

thy77

学习了，学习了，谢谢。谢谢。

纵坐标

谢谢分享