[原创]EXCEL应用系列之-----数据分列在数据加工中的应用

lxd168 · 发表于 2009-11-19 21:18:00

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一、【案例】
小D是ABC公司的一名主管会计，公司目前已经启用了信息化软件，每到月底，都有大量的数据需要加工，以满足公司领导的需求。领导最关心的就是业务类的数据，客户的销售情况、各部门的销售情况及各业务员的销售情况，虽然小D已经学会了数据透视表的具体应用，但是他用的信息系统导出的数据格式不规范，如下【图1】所示，这下他可犯难了，总不能一个一个地去调整，那就失去意义了，那该怎么办呢？

二、EXCEL数据分列功能介绍
我们可以应用Excel数据分列功能来实现，下面对此功能的主要用法进行介绍：
1、如果希望将1列组合型字符，分开到若干列中保存，可以使用【数据】---【分列】功能来实现。
2、如果一列组合的字符数据，中间用“/”隔开了，如何将他们分开保存到更多的列中呢？我们可以用数据分列来解决。选中相应的列，执行“数据分列”命令，启动“文本分列向导-3之步骤之一”，选中“分隔符号”选项（通常是默认选项），单击“下一步”按钮，选中“其它”选项，并在后面的方框中输入“/”，按下完成按钮即可。
3、其他类似的字符，如“—”“-”“、”“_”等，都可以用此方法来解决数据需要分列的问题。
三、本案例解决步骤
1、选中要进行数据分列的列，然后点【数据】---【分列】，出现如下【图2】所示界面，

2、选中分隔符号，将“/”输入到其他中，如【图3】所示

3、出现如【图4】所示界面，点完成即可。

4、【图5】所示的界面，就是我们最终想要的结果。

5、对最终的数据结果，进行简单的增加名称、修改后，就可以使用过滤筛选、分类汇总、数据透视表等进行数据的二次加工了。
四、数据分类功能在财务中的日常应用
1、从财务信息系统（如金蝶、用友等）导出的数据，由于格式不规范，为了便于使用分类汇总、数据透视表等工具进行加工，常需要对数据进行规范化操作，这时候可以通过数据分列功能进行数据整理；
2、进一步的应用欢迎大家多做补充；
五、补充
1、进一步的学习，可以通过查看夜空星辰的视频【数据的分列功能】进一步学习；
2、为方便大家练习，将相应的pdf版本和基础数据放在了附件，有需要的可以下载；（论坛限制，附件在下一个帖子中）
欢迎大家就数据分列功能在财务工作中的应用展开进一步的讨论。

[此贴子已经被作者于2009-11-19 21:19:55编辑过]