内控制度评审的审计案例四

rockey

[案例4]某公司材料采购业务内部控制制度可表述如下：
（1）首先由仓库根据库存和生产需要提出材料采购业务申请，填写一份“请购单”。“请购单”交供销科批复。
（2）供销科根据前制定的采购计划，对“请购单”进行审批。如符合计划，便组织采购；否则请示公司总经理批准。
（3）决定采购的材料，由供销科填写一式二联的“订购单”，其中一联供销科留存；另一联由采购交供销单位。采购员凭“订购单”与供货单位签订供货合同。
（4）供货合同的正本留供销科并与“订购单”核对；供货合同的副本分别转交仓库和财务科，以备查。
（5）采购来的材料运抵仓库，由仓库保管员验收入库。验收时，将运抵的材料与采购合同副本，供货单位发来的“发运单”相互核对。然后填写一式三份的“验收单”一联仓库留存，作为登记材料明细帐的依据；一联转送供销科；一联转送财务科。
（6）供销科收到“验收单”后，将验收单与采购合同的副本、供货单位发来的发票，其他银行结算凭证相核对，若相符或不符，以确定此采购业务的完成情况。
（7）财务科接到验收单后，有主管材料核算的会计，将验收单与采购合同副本，供货单位发来的发票，其他银行结算凭证相核对。以符或不符作为是否支付货款的依据。
（8）应支付款的，由会计开出付款凭证，交出纳员办理付款手续。
（9）出纳员付款后，在进货发票盖章“付讫”章。再转交会计记帐。
（10）财务科的材料明细帐，定期与仓库的材料明细帐核对。
要求：针对该公司材料采购业务的内部控制制度进行评审，指出控制的缺点，并提出改进意见。
参考答案：
1．控制弱点：
（1）仓库只填一张“请购单”，无法核对供销科所订立的材料是否为本公司所需，也不宜发现供销科未经公司领导批准前，自行定货现象。
（2）虽然要求材料采购按计划执行，但对无相应的检查措施，加上对采购业务的批准与执行均由一个部门来负责，因而缺乏必需的控制。
（3）供销科未设立材料明细帐，不便于随时掌握材料的收发动态，不便与确定相适当的采购时间。
2．提出改进意见：
（1）仓库填制的“请购单”该为“一式三联”。
（2）采购业务的审批，应由生产计划科负责，供销科只负责材料的采购业务。
（3）“请购单”的处理程序：
A．仓库填写“请购单”后，交生产计划科审批。
B．生产计划科审批后，一联留存，一联退回仓库备查，一联交供销科办理定货和采购手续。
C．仓库将批准的“请购单”内容与原定的采购计划不一致的，由公司领导审查批准。
（4）相应增加一份采购合同副本转给生产计划科，以便与批准的“请购单”相核对。
（5）供销科增加一套材料明细帐（可只记数量），以便随时掌握材料的增减变动。