关于合同档案保管

A28858534

我们公司正在完善合同管理制度,本制度设计的核心部门是财务管理部,但是有一处不甚统一就是:"公司合同在签定后或履行完毕后,该合同由哪个部门来合同档案保管?"----大家意见是由财务部保管(也就是说只要公司签定的合同,财务部就要有备案和存档备查)----但是公司的公章合同章由公司办在管理的(我们是中小型公司目前还没有类似的专职档案管理员)..
1)此方面你们公司是如何管理的?
2)如何能够合理保证签定的合同多进行了有效备案?
3)尽管会计付款审核在我们公司很严肃性,但是审核人不可能是合同备案保管人啊,部门内查阅也会很麻烦的,难道会计审核人也要一份复印件备查?

(因为没有一个有效备案存档制度的话,例如购买某设备工具后,使用了3年有问题了,相关经办人员变动很大,那么当初的购买合同可能找不到,会引起很大麻烦.所以存档备查很有必要性.)

hsn

我们也是由财务保管的，
这样比较保险，不过我们公司人手太紧张了，怎么做都不是很理想

lovelaw

法务部

mengli33

我们公司是行政管理部统一保管。

jm1979

我们是有专门的保管部门的，但财务部门也建档保管的。
有效备案这块，是指建立档案目录？还是指合同审批的有效性？（通过法律室的法律意见书）

[此贴子已经被作者于2010-3-16 17:04:16编辑过]

quanjing1981

一般来说，应该建立档案室，公司合同等资料应由档案室保管；但是往往大多数小公司不会这么完善的。我们公司是董事会办公室保管，很多部门不一定会

向档案保管部门备案的。因此，建议公司公章的保管应该与合同等资料的保管相匹配。

另外，我认为相关部门对合同的备案也很重要，这个公司应有监督、奖罚制度约束；该备案的就应该去相应部门备案。否则会造成公司效率低下。

hqzh_75

鉴于你们公司实际情况，提供以下简单建议：
1.由于公司办负责管理公章和合同章，合同原件由其保留，业务部门保留一份复印件或扫描件备查。
2.由公司办再将合同复印或扫描给财务部一份备案。
3.业务部门申请付款时，财务部门根据合同及其他资料审核。

另外：1.公司签订合同应该分不同的种类、金额等需经财务部审核，财务部审核后方能签订。
2.公司办需要对公章或合同章的使用情况登记（制定一个使用清单），由使用部门签名。这样保证公章的合理使用。

以上仅供参考看看而已，纯属个人经验分享。