如何提高集团企业内部往来对账的效果？

迷糊

如何提高集团企业内部往来对账的效果？

　　在集团企业年终决算中,往往集团内单位之间的往来对账既是财务决算的重点又是决算的难点。年终对账不但牵扯各企业很大一部分精力,而且往往占用很多本来就很紧张的财务决算时间。在此情况下,本文结合笔者在大型企业集团工作的经验,在分析企业内部往来对账业务性质的基础上,就提高对账效果提出一点可行性建议。

　　集团企业的内部往来一般分为几种情况:资金调拨,代收代垫,实物买卖,总包分包及提供劳务等。以下就具体业务做进一步的分析。

　　一、资金调拨 　　作为一个集团企业,资金调拨是常有的事。目前各大企业集团都有自己的财务公司或财务结算中心,资金逐步都实现集中管理。对于尚未纳入资金集中管理的企业,资金调拨形成的往来对账也不是一件容易的事,原因在于:一方面资金调拨的资金量一般都很巨大,往往是总部从一家子公司调拨到另一家子公司,这就涉及三方挂账问题;另一方面,收到调拨资金的子公司可能需要交纳资金使用费,在按季度结算的情况下每月涉及计提一笔应付款项。若没有统一而明确的规定,则很可能存在一方计提了应收利息,而另一方没有预提出财务费用形成少计费用和往来的情况。

　　二、代收代垫

　　代收代垫是集团内企业无可避免的业务,虽然金额一般很小,但比较繁琐。代收代垫业务主要是集团内部企业之间代收房租、代付水电费、代付职工异地社保费等,此外还包括新公司成立前代付的各类中介费、差旅费以及人员工资等。此类业务在实践中单方挂账的情况很多,往往一家企业已支付代垫款项并挂往来帐,而另一家企业因无单据等原因尚未入帐,这样就形成了往来之间的差异。

　　三、实物买卖

　　对于实物买卖,从理论上说,这类业务形成的往来帐应该是很好核对的,但实际工作中往往核对不一致。一方面原因在于未达帐项的处理,一方已确认收入并已记应收账款,另一方因单据或商品还在途中的原因尚未入帐;另一方面原因在于付款方式不同引起科目之间的混淆,企业可能因预付货款或货到付款等不同的付款方式,在账务系统设置不同的往来科目,在财务尚未完全信息化的情况下,企业仍然实行手工对账,若不慎少核对一个科目,则双边的往来差异便因此而形成。

　　四、总包分包及提供劳务

　　总包分包是建筑类企业集团最主要的业务模式,而提供劳务则在大多数集团内企业都存在。对于这类业务,企业确认收入基本都采用完工百分比法进行。由于各企业对完工百分比有不同的理解和确认,因此在会计期末记账的金额往往不一致,这就给企业间对账增加了难度,必须协调达成共识后才能解决根本的问题。

　　争对上述内部往来的业务情况,为了提高内部往来对账效果,现建议如下:

　　1、每月沟通,每季发函

　　集团型企业往往都有自己的内部往来对账制度,并要求企业每月核对一致并发函确认。这一制度要求很完美,但在实践中效果不是很好,原因在于可执行性不强。一个企业往往还未收到上个月的往来确认函,本月的询证函又要马上发出去。而对方也可能因为不断地被要求盖章确认而敷衍应付了事。真正可行的方法是:对于当月有发生额的企业,月末需进行电话沟通确认一致,对于当月有余额但无发生额的企业,可暂时缓一缓;到每季末,则需要对所有账面有发生额和余额的企业发函盖章确认,并要求对方提供往来明细账,以避免对方在尚未核对金额的情况下盖章确认进行敷衍应付。发函可采用“债权人找债务人,销售方(分包方)找采购方(总包方)”的方法进行。

　　2、开内部结算单或转账单

　　这主要是争对集团内企业可能出现单方挂账的建议,具体业务主要发生在资金调拨及代收代垫中。实际工作中,这类业务很多时候缺少第三方出具的书面原始凭证,或者有第三方原始单据但不能满足几方同时入帐的需要。比如在代付水电费的业务中,垫付款项的一方将原始凭证入帐并挂应收往来款,而被垫付企业需计入费用却没有原始的单据,这种情况下,则需要垫付企业开内部转账单,并附上垫付款项时原始单据的复印件作为备查。此外,比如资金调拨中企业收取资金使用费业务,收取一方必须开具内部结算单并列示明细金额提供给对方,以避免对方无计提依据以及计提金额可能不一致的情况。

　　3、统一的处理原则

　　集团企业在制度层面需要确认统一的处理原则,对于实物买卖中确实无法规避的未达账项,必须编制调节表并进行第二次确认。对于采用完工百分比法确认的业务,需要明确统一的估算标准和原则,尽可能地减少不同企业间对完工百分比估计的差异。在涉及特殊事项的处理上,若涉及挂集团内另一家企业往来,必须事先与对方进行沟通达成共识后方可确认。

　　4、及时清理陈年旧账

　　陈年旧账往往是对账工作中一个顽疾。这些往来基本都是以往双方存在较大争议造成重大金额差异的交易和往来余额,若一直挂在账面不进行清理,则最终只会变成谁也对不清楚的死帐。及时清理陈年旧账对提高对账效率和效果都是必不可少的。对于陈年旧账,若往来双方均无法处理,则最好由集团总部组织协调处理办法,往来双方企业必须收集详细的书面证据向集团企业汇报。总之,必须采用一定的处理办法清除掉,而不能放之任之呆在账上一直不清理。

　　五、预对账

　　一般情况下,集团型企业每年都会召开年终决算会,在年终决算会之前,最好组织内部企业进行11月30日时点的预结账及预对账工作,大规模的对账也可在决算会召开中单独安排时间进行,这样也会为年终紧张的决算时间减少压力。对于拥有众多子企业的集团来说,还可采用诸如棋盘表的对账工具,以控制和把握各家子企业的对账情况。

　　综上所述,集团型企业的内部往来对账是一个系统工程,要提高内部往来对账的效率和效果,不仅要安排专人负责,还需要对涉及内部往来的各个方面加以控制和管理,以期达到预期的理想效果。

xlj312

我的实务经验比较简单：资料归档做好，人员交接做好。

jdk0520

我们以前是用系统对账的，不平的话就不能结账了。而且将各个交易类型设置三级科目。

banana0705

大家讲得很全面。实务中，我们财务部会将内部对账的格式表格进行固化，一笔业务如果是内部往来，则按“内部往来通知单”及附件（原件的复印件）交给对方财务，由对方财务收下附件及通知单，给我们一张“回执”，这样平时入账及时，每个月对账非常清楚的。