[讨论]你们怎么控制费用

ztnew

控制费用对财务来说一直是一项比较头疼的事，我公司现在在费用报销中遇到这样的情况，请问各位公司是如何处理的？

1、差旅费：有不少销售人员和工程人员整天在外面出差，有可能从甲地到乙地、丙地……等转了好多地方还没有回公司，这时他把发票寄回公司报销，本来也没什么，但他下次回到公司以后，来报销的可能就是从某个异地城市为起点、中间经过若干城市、回到公司所在城市的发票了，一个两个人或者一次两次也没什么，但公司人一多，这样的情况一多以后，财务部在审核的时候就很复杂，也很难一个一个去查上次这位老兄报销时的终点城市在哪里，中间如果再夹杂些特殊情况（比如某段旅程搭了顺风车、没有火车票汽车票之类的）。本来最清楚的是出差去一、两个地方回到公司，这样报销的时候很清晰的是一个循环，但从提高效率的角度出发，不可能要求他们每次出差都得先回到公司以后再出去，这样会很浪费；如果要求大家都等回到公司、形成封闭的旅程循环以后再来报销，有些工程人员在外面一呆就是好几个月，等他回到公司再报销的时候，可能已经有数百张发票、他也不大搞得清楚其中的关系甚至可能遗失了，其间他在外面没钱用了，还得老向公司借款。

2、业务招待费：对于业务部门，是否需要逐笔说明招待的详细内容，还是只控制一个预算额度？因为说实话业务人员具体应该招待谁、不该招待谁，其实财务也不懂，但如果不让他们写出来，总是觉得不放心。

xxhh

1、看得出你公司差旅费为实报实销，这样做只能基于人员有很强的自我约束能力，对于有私心的人就是没有发生的费用，他也能拿张发票来报销。我建议能定一个差旅费管理规定，除车船费凭票报销外（机打票上有时间和地点，不容易作假），别的住宿费、餐费、电话费等都按定额补助报销。入账找齐发票即可。对于工程人员，可以定一个备用金制度，预支备用金，后回到公司报销冲减，但有个问题是备用金管理要规避一些信用风险，因公司而异了。

2、业务招待费一般都只控制预算额度，有相关老总的确认就行了。

ly20010620

每单报销单据后附清单，

ztnew

以下是引用xxhh在2011-6-8 12:16:00的发言：

1、看得出你公司差旅费为实报实销，这样做只能基于人员有很强的自我约束能力，对于有私心的人就是没有发生的费用，他也能拿张发票来报销。我建议能定一个差旅费管理规定，除车船费凭票报销外（机打票上有时间和地点，不容易作假），别的住宿费、餐费、电话费等都按定额补助报销。入账找齐发票即可。对于工程人员，可以定一个备用金制度，预支备用金，后回到公司报销冲减，但有个问题是备用金管理要规避一些信用风险，因公司而异了。

2、业务招待费一般都只控制预算额度，有相关老总的确认就行了。

您的意思是定一个住宿费标准，在标准之内凭票报销，超出标准则按标准报销是吗？

我们现在就是这样做的，但我问的问题不是这个，而是如何处理长期出差人员报销的问题。

至于业务招待费，倒是会出现您说的有私心的人找张其他发票来报销的问题（至少自己私人的餐费就可以），所以我们现在就采取了要求逐笔报明细的模式，但这种模式很繁复，销售人员在报销时，要逐笔填业务费申请，然后在报销单上也要逐笔填报销明细，销售部门很有意见。但如果不用这样的方式，财务又感觉不放心。

ztnew

以下是引用xxhh在2011-6-8 12:16:00的发言：

1、……我建议能定一个差旅费管理规定，除车船费凭票报销外（机打票上有时间和地点，不容易作假），别的住宿费、餐费、电话费等都按定额补助报销。入账找齐发票即可。……

假设我定每天标准为住宿200、餐费50、电话费10、交通费10，员工报销时只要每天能够提供270元发票我就给他报270元，还是他得按照上述标准分别找到不同的发票来报销呢。我们现在是住宿费在限额内凭票报销，节约额的30%补贴给个人，不需发票，餐费、电话费则是按标准直接计算补贴给员工，交通费是规定到达和离开某城市时可以打的，其余时间不可以打的，只要在这个规定之内均凭票按实报销。

bigestfox

楼主有强烈的事无巨细的控制欲望。如果是女人，希望她的老公不会疯掉，哈哈

xxhh

以下是引用ztnew在2011-6-8 13:29:00的发言：

您的意思是定一个住宿费标准，在标准之内凭票报销，超出标准则按标准报销是吗？

我们现在就是这样做的，但我问的问题不是这个，而是如何处理长期出差人员报销的问题。

至于业务招待费，倒是会出现您说的有私心的人找张其他发票来报销的问题（至少自己私人的餐费就可以），所以我们现在就采取了要求逐笔报明细的模式，但这种模式很繁复，销售人员在报销时，要逐笔填业务费申请，然后在报销单上也要逐笔填报销明细，销售部门很有意见。但如果不用这样的方式，财务又感觉不放心。

长期出差人员只用解决费用资金周转问题，用备用金就可，报销标准应该不变的。

业务招待最好在事前能写个招待计划标准，经过审核批准就可按计划报销，超出计划标准的，让出具详细说明。这样就又有标准又能灵活处理了。

anony

采用业务费包干制，制定个比率按回款的提成的计算，然后业务员贴发票报销。

taoge_123

要求出差人员每天邮件报送当天费用发生明细

harlenyen

不要一头扎到这么细的审核中来，事倍功半，简单点采用预算控制，预算内谁便你怎么花，只要发票什么合乎制度规范，预算外不能报。额外预算费用要GM 批准。每季度在公司内部披露额外费用批准的情况，这样既减少财务工作量，又能达到控制的效果