[分享]SAP 之 采购

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使用SAP系统是优化采购功能的一个主要步骤。从输入请购单到生成采购订单的所有例行工作可以自动进行，不需要很多人工干预。使用人员只需要在意外情况下干预。

由于采购、库存和其他部门对已有的数据权限相同，所以生成和处理采购订单的工作量很小。

所有文档可参照系统中已有的相关数据产生，极大地简化了处理过程，同时可以防止数据输入过程中产生错误。

图5－1 采购流程

如图5－1所示，物料、服务需求在使用部门内或通过物料需求计划确定。

货源可由系统确定或人工输入，如果没有合适的货源，可以通过RFQ处理功能寻求行情报价以选择合适的供货商。

在很大程度上，采购订单可以由相关的请购单或其他以前的文档自动生成。

快速视图列表可以很容易地检查采购订单的状态。

收货处理和发票确认功能可参照采购订单完成。

有关采购有下列文档

□请购单

□报价单申请（RFQ）

□报价单

□采购订单

□合同

□发货计划协议

文档结构

采购文档分为两个区：标题区和项目区。每份文档有一个标题区和一个或几个项目区（见图5－2）。

图5－2 采购文档结构

文档标题包括与整个文档有关的信息，而项目与物料或服务有关。在采购订单中，标题包括文档号码、与供货商有关的数据，而各个项目说明物料和订购数量。

1.1请购单

请购单是给采购部门的申请或指示，以在规定日期内获得一定数量的物料或服务。

图5－3 请购单处理过程

请购单由请购部门手工输入（使用参考文档）或使用物料需求计划自动生成（见图5－3）。

自动货源分配

如果系统中有所需物料的货源，系统可以自动找出货源并给请购单分配一个合适的货源。因为货源已知，已分配的请购单可以快速处理。SAP系统把下列情况作为“货源”：

□固定供货商

□草案（长期）采购协议

□采购信息记录

请购单的下达

请购单可以按下达方式下达（批准）以便订货，即在发出采购订单前必须下达请购单。如果请购单通过了所有下达环节，就可以成为采购订单。“下达点”是负责批准请购单的个人、部门或其他组织结构。生成请购单时根据一定条件（请购金额、所需物料的物料组等）自动分配下达方式。

分配和处理

采购员可以生成他们自己负责处理的请购单清单，下一步是选择期望的货源、生成相应的采购订单、下达采购订单或供货商协议。

请购单的主要功能：

□确定物料和服务的数量、日期

□作为进一步处理的基础：批准程序、货源确定、发放采购订单。

1.2报价单申请（RFQ）和报价单

通过向供应商发出报价单申请，由供货商提供报价单。报价单包括供货商提供的特定物料和服务的价格、条件以及附加信息。

报价单申请可由请购单生成或手工输入，传送给若干个供货商。报价单的数据输入到系统中存储的各个报价单申请中。报价单申请和报价单组成一个单元。

图5－4 报价单申请和报价单的处理

采购员可以使用价格比较清单对报价单的价格和条件进行对比分析，以确定最优惠的报价单，数据可自动存储在采购信息记录中，同时可以生成对报价不满意的供货商的回绝信。

报价单申请和报价单的主要特点：

□用户使用相关功能可以直接由请购单生成报价单申请

□供货商的报价单数据输入到报价单申请中

□报价单作为生成价格准则的基础

1.3采购订单

在采购订单处理阶段，采购员的目的是用最少的时间和工作处理采购订单。因此，一般使用系统中已有的数据生成采购订单。除减轻数据输入的工作量外，SAP系统的有关功能还可以尽量减少发生错误的可能性，以保证数据的一致性。

参考

生成采购订单时，采购人员可以参考请购单，从一个清单中选择请购单并从中生成采购订单的项目，也可以参考现有的采购订单。

如果存在所需物料的合同（长期采购协议），采购员可以参考合同的项目生成下达订单。在下达订单中，只需输入订货数量和发货日期，其他细节如文本、价格、条件可从原合同中拷贝。下图为可用于生成采购订单的参考文档。

图5－5 使用参考方法生成采购订单

采购信息记录

采购信息记录建立供货商与物料或服务之间的联系，包括诸如供货商对某种物料的报价和条件，这是采购的重要信息源。

系统在生成采购订单时可以更新采购信息记录。当生成采购订单的项目时，数据（如有效条件）从信息记录拷贝，只需要输入物料号、订货数量和交货日期。

采购订单的生成

采购订单可以从采购人员处理过的请购单清单中自动生成，同样也可以生成报价单申请和交货进度。

快捷输入

上图的项目包含了生成文档项目所需的最重要的数据，包括物料号、订货数量和价格、工厂和仓库地点。用户可以在一屏上很快捷地输入许多项目。

生成采购订单：选项

生成采购订单时，采购人员可以使用一些选项（见图5－7）

□供货商已知：当已知从哪个供货商采购物料时使用此程序

□供货商未知：当不知从哪个供货商采购物料时使用此程序。输入采购的物料项目后，系统找出并建议可能的供货商，将采购订单的项目分配给选定的供货商，然后可生成采购订单。

□查询已分配的请购单：采购人员可以使用此程序列出所有已分配了货源的请购单，可从此清单中生成采购订单。

科目设置

科目设置指为了使收到订购的货物时系统能自动过帐所定义的数据。当进入科目设置时，系统进行内部检查并且建议帐户号。

多科目设置

采购订单项目可能需要输入多个科目设置，例如需要给不同的成本单位如成本中心或项目分配成本，采购金额可用百分比或数量基数的形式分配给不同的成本单位（如成本中心1占10％，成本中心2占20％等）。

科目设置也可在请购单或合同中指定，然后自动拷贝到使用此类参考文档生成的采购订单中。

SAP订单处理功能的优点：

□参考文档和快捷输入功能使采购处理更加有效

□自动货源确定功能

□在采购订单项目中，科目设置可手工输入或由系统指定

1.4草案采购协议

草案协议是指与某一供货商签订的长期采购协议，供应商按某些特定条件提供物料或服务，要求在一定时间内提供一定数量或一定金额的货物或服务。交货或提供服务的日期在另外某个过程说明（通过发出的订货单或基本协议的交货日期附件）。在SAP系统中有两种草案协议：合同和计划协议。

合同

合同可以使用两种基本形式：金额合同和数量合同。（注意在文字和实际中这种概念有多种说法，如“一览子订单”、“一览子合同”、“主协议╲合同等）

金额合同

在金额合同中，按总金额采购货物或服务

数量合同

数量合同中，按总数量采购货物或服务

计划协议

计划协议是一种供货商和用户之间的长期采购协议，其中包括对协议中每个项目所说明的交货进度的后续生成和定期更新。协议说明在协议有效期内的交货总数。

交货计划（供货商计划）

当采购按照计划协议进行时，用户不需要给供货商发出另外的采购订单，而是提供定期更新的交货进度。交货进度的每一行都表示一种交货方式，说明交货的数量、日期，如果是JIT交货，则为交货的时间。这些行相当于采购订单，根据交货进度行是否在确认、交换或计划区内来说明采购订单已确认、部分确认或计划。

以计划协议为基础的采购方式的优点：

□缩短处理时间，减少文件处理，交货进度可以代替大量的采购订单

□做到无库存或接近无库存采购，因为说明精确交货时间功能使订货能以JIT原则交付。

□缩短供货商发送每批货物的准备时间。供货商不必一次备齐总的订货数量，可以在一定时期内根据计划逐批发送，使供货商能更好地计划货源。

草案采购协议的特点：

□长期供货协议以规定条件为基础

□明确在规定时期内的采购数量或采购金额

□明确草案采购协议是金额或数量合同还是交货进度协议

□以采购订单或交货进度形式提供服务或物料时为特殊结构

1.5货源

货源是指选择采购物料，可以是内部货源如同一公司内部的工厂，或者是外部货源如供货商。

采购时能使用“货源清单”和“份额排列”来掌握内部和外部货源。货源清单记录和份额排列用于确定货源，即由谁提供物料。

货源清单

货源清单使采购者能管理货源。货源清单包括某一时期内某种物料优先、可行或不可行的货源。每个货源由货源清单中的一个货源记录说明。

货源清单给用户下列选项：

□把某一货源定义为“固定货源”（认为相应货源在某一时期内优先）

□限制某种货源

□确定“有效”货源（那些在某一时间点优先的货源）

下图表示如何维护货源清单

当货源清单变化很大或有新条目时，建议手工维护货源清单记录。增加新条目时可以参考现有的货源记录。

当生成或改变一个草案采购协议时也可以维护货源记录，此时，协议中的项目拷贝到货源清单中。

也可以从采购信息记录维护货源清单。当生成或修改采购信息记录时可以把供货商加入到货源清单。

系统可以自动生成某种物料的货源清单，此时，系统给定义为某种物料的每个信息记录生成一个货源清单，或给定购了某种物料的每个草案协议项目生成一个货源清单。

货源清单综合了基于时间的货源分配功能

份额排列

如果一种物料在不同货源采购，那么每个货源都会分配一定的份额，表示某种物料在某个货源采购的份额。如果存在针对某种物料的份额排列，在确定货源时会作考虑。

份额排列针对某一时期建立。对每种货源，份额排列在相应时期内生成。

份额排列允许基于时间把采购需求分配给不同的货源

采购时可以使用的货源管理功能：

□内部货源（同一公司内的工厂）和外部货源（供货商）管理

□货源清单，基于时间的货源确定

□份额排列，把需求分配给不同货源

1.6供货商评估

供应商评估功能能尽量优化采购操作，能简化选择货源过程、不断跟踪和考察现有的供应关系。

使用供应商评估系统能保证更大的客观性，因为所有供货商以同一标准评估并由系统评分，尽量减少个人的主观印象影响。

评分系统

分值为1到100分。供货商的表现用4个主要标准度量

全面的评分使采购人员了解供货商的表现并给供货商一个全面评价。

主要评估标准

标准系统中的主要评估标准为：

□价格

□质量

□交货

□服务

如果需要，最多可以定义99个评估标准。用户可以平衡每个标准在综合评估中的影响。

子标准

每个主要标准可以分为几个子标准，以便进行更详细的评估。

标准系统提供5个子标准，一般能满足评估目的。另外，用户可以定义最多20个自己的子标准。

给子标准评分

给子标准评分可有不同方法：

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□自动计算

□半自动计算

□手工输入

“自动计算”指分数根据系统中已有的数据确定。“半自动计算”指采购人员输入重要物料的分值，然后系统计算更高层的分数。“手工计算”指用户针对某个全局子标准输入某供货商的分数。

采购经理可以决定何时以更详细的基础评估，何时进行简单的处理以节省时间和费用。

1.7分析

可以输出供货商评估结果。例如，用户可以生成按照全面分数排列的最佳供货商排列表，或提供某种物料供货商的排列表。

历史变化

评估的变化以日志形式记录，评估记录可以打印出来。

供货商评估的任务：

□供货商评估功能使供货商按照同一标准排序，能自动和手工进行

□此项功能通过合理和简化地挑选合适的供货商来优化采购过程

1.8报表

采购经理需要随时掌握供货商和采购小组的情况，以便对市场变化作出正确反应，因此必须简便快速地跟踪采购订单。

采购系统中的分析给用户提供了大量的有关信息并用满足不同需求的格式输出。例如，可使用下列信息：

□一定时间内给某个供货商发出了哪些采购订单

□已经收到了多少订货

□某供货商已经全部还是部分发出了订货

□供货商是否准时发货

□是否已收到货物并开出发票

□每个采购小组的平均采购订单金额

综合分析

可以对某些采购文档进行分析和统计。例如，用户可以确定一定时间内某种物料的采购订单金额，或哪个采购小组占采购订单金额的份额最大。

用户可以决定分析的样式。

采购订单金额分析

采购订单金额分析使采购者能掌握他们的采购订单，可以有下列4种不同分析样式：

□总体分析

总体分析提供现有采购订单的总数和金额

□ABC分析

ABC分析使用户能把供货商按采购金额分为（A）采购金额最高的供货商组、（B）平均采购金额的供货商组和（C）采购金额最小的供货商

□周期对比的分析

这种分析随采购活动相应变化。例如用于确定哪个采购小组从哪些供货商采购了多少物料，在对比周期内采购金额是否有变化或有多大变化

□频率分析

此种分析确定某种金额的采购订单经常由哪个采购小组签订。例如，如果发现已经和某个供货商签订了大量的高额采购订单，那么此时就应该要求折扣而不是等到现在的周期结束，因此可以此作为和供货商谈判的基础。

清单显示

清单显示功能帮助用户在系统大量的数据中快捷地找出某些文档和主要数据。可以用不同数值或区间的形式输入各种选择条件。例如：

□某一周内一个采购小组发出的所有采购订单

□向某个供货商定购某种物料的所有请购单

□在某个工厂采购的某种物料的所有存档采购信息记录

另外，对每个采购订单都有统计数据，所有和采购订单有关的处理都记录在案，例如货物收据和发票收据。这些统计和采购订单历史相关，用户可以通过清单显示功能查阅历史情况。

采购分析的更多信息请见第11章“信息系统”

哪些分析可用于采购：

□采购人员可以进行各种综合分析

□“采购订单金额分析”使采购人员能掌握采购订单，它有4种不同形式：总体分析、ABC分析、周期对比分析、频率分析（对于货源的频率分析）。

□可以根据不同基础决定分析样式