管理审计在物资采购中的作用和作为

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管理审计是客观地、独立地对管理者实现企业目标和政策的效果进行评估，以指出企业内部所有的业务和职能部门现有与潜在的薄弱点，并提出改进这些薄弱点的办法。所以，管理审计与传统财务审计有着很大的区别。管理审计的整体目的在于为企业领导提供信息，协助他们有效地履行责任，主要有四个方面是；1、客观地分析；2、评估；3、建议；4、适当的说明。这说明管理审计的主要目的，即：确定存在的问题与风险；评估管理上的适当性；使管理创新所产生的利益最大化。基于管理审计所具有的重要作用，它已成为企业提高经营管理效率、在竞争中取胜的前提条件，也为企业的正常运行提供了保障。因此，管理审计在企业物资采购领域的运用也越来越被企业所重视。 　　企业物资采购主要是指以生产为目的的主要材料、辅助材料、工具、备件和设备等物资的购买活动。其基本使命就是以尽可能便宜的价格，得到完全符合企业生产所需的生产物资，它不仅仅是购买物资，也是企业经营的一个核心环节，是企业获取利润的重要来源。企业物资采购环节往往是企业经营管理中最薄弱的一环，也最容易滋生“暗箱操作”、以权谋私、弄虚作假、舍贱求贵、以次充好、收受回扣等等；也最容易“跑、冒、滴、漏”，积压浪费。尤其是随着市场经济的发展和竞争的进一步加剧，物资采购所面对的风险日益增多。因此，管理审计不仅是指向供应商购买产品的过程审计（应是广义的采购过程）。管理审计对采购风险控制应贯穿于采购过程的各个环节，包括采购计划、采购询价、供应商选择、采购决策、采购招标，合同评审，订单处理、采购运输、验收入库、直到发料使用为止的过程中所面临的各种风险审计。通过对物资采购全过程的审计监督，加强对物资采购环节的内部控制审计与风险管理，以保证生产过程的正常进行，提高材料质量，控制与减少所有与采购相关的成本，为提高企业产品质量和经济效益提供有力保证。因此，企业内部审计的技术、方法、手段也要跟上企业改革与发展，风险防范与控制的需求。 　　一、 管理审计防范物资采购方面风险技术与方法 　　管理审计的目的旨在帮助管理者改善经营，审计的范围是各项业务活动或职能部门；时间导向上既包括现在也包括未来；审计是周期性的，但具体时间安排有不确定性；审计方法多应用管理技术和数量技术；审计标准不是会计原则而是评估管理业绩的标准或管理原则；从必要性上看，审计工作是由企业自身要求任意决定的，而不是法律所强求的；审计报告的接受人是企业的决策层与管理层。管理审计通过分析物资采购风险类型或风险因素，有利于发现和明确影响采购风险的主要方面，为控制采购风险提供了重要前提。对物资采购风险评估一般按以下步骤进行：1、对物资采购控制重点的确认。分析层次、类别、分类，突出重点，区别主次，提高控制效果。一般，A类物资应严格控制； C类物资可简化控制； B类物资，其控制方法介于A，C物资之间，一般进行正常的例行管理和控制。2、应分析物资采购层次、类别、分类存在哪些风险因素。主要考虑资产规模、流动性；交易额大小、业务的复杂性和变化性，技术、经济和组织结构的改变；内、外部环境风险，主要考虑财务和经济以及竞争条件，控制环境与管理，审计意见的接受程度和改正行动；信息系统风险，主要考虑信息系统的计算机化程度和可靠性和信息反馈的及时性；合法性风险，主要考虑法律、法规的要求等。3、选择风险因素。对企业物资采购风险中挑选出具有较大影响的诸风险，按顺序加以排列。4、确定已选择的各风险因素权重。它可以用百分比来表示，各风险因素所占百分比之和等于100%。5、确定已选择的风险的重要程度。一般分为低、中、高三个等级，可以用数字来表示，如1表示最低，5表示最高。6、计算各风险因素得分。将代表各风险因素重要程度的数值乘以其权重，即为其风险得分。将各风险因素得分从高到低依次排列，以确定高风险区域。7、根据风险评估情况和审计成本，制定审计计划。8、对物资采购控制系统的设计及实施在质量和效果等方面进行独立评估。 　　管理审计对物资采购控制活动应贯彻于整个物资采购控制过程，它们包括：1、物资采购行为的复查。2、物资采购业务活动的批准及授权。3、管理岗位责任制的建立，职责的分离以减少人员犯罪和隐瞒犯罪或错误的机会。4、要求关键控制点敏感岗位上的员工每年有连续两周的离岗。5设计物资采购内控程序文件和记录以保证各种业务事项得到记录和反映。6、保证对资产及其记录接触和使用的安全。7、物资采购工作的完成情况和相关数据是否准确，信息反馈是否及时进行并检查与分析。目前，许多企业引入供应链现代企业管理方式，其基本出发点就是要将库存由“下游”移到“上游”，从本企业转移到供应商处。力求将本企业的原材料库存压缩到最低，甚至取消库存，说服供应商增加送货次数，减少每次送货量，并尽量做到随要随到，要什么送什么，要多少送多少。它突破了传统的条块分割的库存控制模式，以系统的、集成的管理思想进行库存管理，使供应链系统能够获得同步化的运作，这种策略思想实质上是企业努力追求“零库存”。但这种策略也存在一定的风险因素。因此，内部审计人员应对物资采购中所面临的各种风险进行分析： 　　1、企业物资采购外因型风险。外因型风险源于外部环境因素，这种风险主要来自于供应商和自身难以避免的风险因素。 　　（1）意外风险。物资采购过程的中由于自然、经济政策、价格变动等因素所造成的意外风险。如交通意外事故等。 　　（2）价格风险。一是物资采购中由于供应商操纵投标环境，在投标前相互串通，有意抬高价格，使企业采购蒙受损失的价格风险。二是当企业采购认为价格合理情况下，批量采购，但不久，该种物资可能出现跌价而引起采购风险。 　　（3）采购质量风险。企业在物资采购过程中，一方面由于供应商提供的物资质量不符合要求，而导致加工产品的性能达不到质量标准，从而给企业带来严重损失，并给用户造成经济、技术、人身安全、企业声誉等方面造成损害，所面临的采购质量风险。另一方面因采购的原材料的质量有问题，将会直接影响到企业产品的整体质量和企业经济效益，因采购原材料品质不良影响产品的制造加工与交货期，降低企业信誉和产品竞争力，直接威胁到企业的生存与发展。 　　（4）技术进步风险。物资采购中存在的技术进步风险。一是企业的制造产品由于社会技术进步引起贬值，无形损耗甚至被淘汰，因而可能造成原有已采购原材料的积压损失，或者是因为某种原材料因技术进步而发生变化，导致原有原材料因质量不符合要求而弃之不用。二是采购物资由于新项目开发周期缩短，如计算机新型机不断出现，更新周期愈来愈短，刚刚购进了大批计算机设备，但因信息技术发展，所采购的设备已经被淘汰或使用效率低下，造成因技术进步而招致的风险损失。 　　（5）合同欺诈风险。由于市场环境的复杂多变，合同风险更为突出，企业物资采购中所面临合同欺诈风险特别应引起内部审计关注的问题。合同诈骗往往具有一定的隐蔽性，有时很难将之与正常的合同纠纷相区别。合同欺诈风险主要包括：1）以虚假的合同主体身份与他人订立合同，以伪造、假冒、作废的票据或其他虚假的产权证明作为合同担保；2）接受对方当事人给付的货款、预付款，担保财产后逃之夭夭。3）签订空头合同，而供货方本身是“皮包公司”，将骗来的合同转手倒卖，从中谋利，而所需的物资则无法保证。4）供应商设置的合同陷阱，如供应商无故中止合同，更改合同条款，违反合同规定等可能性及造成损失；合同签订后，一旦供应商失约违反合同规定，不能正常供货，使企业措手不及，影响正常生产，陷于被动，遭受因缺货风险损失。 　　2、企业物资采购内因型风险。 　　（1）计划风险。企业采购部门依据年度、季度、月度物料需求计划，制定物资采购计划。但是，采购计划的依据是生产计划，生产计划又是由销售订单或施工图预算决定的，因此一旦市场需求发生变动，显然会直接影响到采购计划的准确性，而计划目标与实现情况则可能发生较大偏差。此外，由于调查预测也可能存在偏离实际的情况，实际上绝对一致是不可能的。再加上采购主管的计划管理技术不一定适当或可能不科学，这一切都会导致采购中计划风险，即采购数量、采购目标、采购时间、运输计划、使用计划、质量计划等等，与目标发生较大偏离。 　　（2）合同风险：一是合同订立者素质较低，导致合同执行中存在许多问题。如情况不明，盲目签约；违约责任约束简化，口头协议，君子协定；鉴证、公证合同比例过低等等。主要由于合同订立者未严格按法律规定办事，导致企业蒙受巨大的损失。二是合同行为不正当。卖方为了改变在市场竞争中的不利地位，往往采取一系列不正当手段，如对采购人员行贿，套取企业采购标底；给予虚假优惠，以某以些好处为诱饵公开兜售假冒伪劣产品。而有些采购人员则贪求蝇头小利，牺牲企业利益，不能严格按规定签约，导致合同风险。三是合同日常管理混乱。合同残缺现象时有所闻，以致履行时找不到合同文件，使企业难以判别对方是否违约；同时企业自身也常常因为合同管理混乱造成违约而被对方追究。 　　（3）验收风险。物资运输到企业，在进仓库前要进行数量、品种、规格、质量、价格、单据等多方面的审核和验收，符合合同要求，手续齐全才能签字盖章，货物进库。但是在验收过程中，往往存在验收风险，如在数量上缺斤少两；在质量上鱼目混珠，以次充好；在品种规格上货不对路，不合规定要求；在价格上发生变形。诸如此类问题都是由于企业人为因素造成的。 　　（4）存量风险。物资采购的基本任务是既保证供应生产经营所需要的物资，又要使物资存储总费用最少。但实际上，在物资存量方面，面临发生多种风险的可能性。一是采购量不能及时供应生产之需要，发生生产中断造成缺货损失而引发的风险。二是物资过多，造成积压，其中多数因技术进步而导致的无形损耗，而且大量资金沉淀于库存中，失去了资金的机会利润，形成存储损耗风险。三是物资采购时对市场行情估计不准，盲目进货，结果很快价格下跌，引起价格风险。四是 “零库存”策略可能因供应商出现干扰因素，使企业因无货而发生生产中断而陷入困境；或供应商供货不及时而造成缺货的风险。 　　（5）责任风险。许多风险归根至底是一种人为风险。主要体现为责任风险。例如，合同签约过程中，未能把好合同关，造成合同纠纷，多半是企业经办部门或个人责任感不强或因收受回扣的利诱而造成的。尤其应当指出的是，不少物资采购风险是由于工作人员责任心不强或管理水平不高引发的，但也确有不少风险是由于采购人员假公济私、收受回扣、谋取私利而引起的。 　　二、管理审计防范物资采购风险的对策与方法 　　（一）、应建立与完善企业内控制度，加强教育，提高素质。应建立与完善内部控制制度与程序，培养企业团队精神，增强企业内部的风险防范能力，不断增强法律观念，做到依法办事。因此，加强对职工尤其是采购业务人员的培训和教育，做到培训工作经常化，包括经济合同法规、国家经济政策、业务技术、公共关系培训，大力提倡企业的协作精神，重视职业道德建设，严格按法律规定办事，重合同、守信用，严守采购纪律，大公无私，处处以国家和集体的利益为重，从根本上杜绝合同风险。 　　（二）、加强对物资采购招标与签约审计监督。依法订立采购合同是避免合同风险，防患于未然的前提条件，也是强化合同管理的基础。首先，内部审计要对采购经办部门是否履行职责进行审计，审查采购经办部门和人员是否对供应商进行调查，包括供货方的生产状况、质量保证、供货能力、企业经营和财务状况等。是否在全面了解的基础上，作出选择合格供应商的正确决策，使合同建立在可行的基础上。物资采购招标是否按照规范的程序进行，是否存在违反规定的行为发生。每年应对供应商进行一次复审评定，所有供应商都必须满足ISO9000标准要求。考评主要指标是对每年所执行的合同情况，如供货质量、履行合同次数、准时交货率、来料批次合格率、价格水平、合作态度、售后服务等进行评审。评出A（很好）、B（较好）、C（一般）、D（较差）、E（很差）五个等级，A和B—保留合格供应商资格；C——保留合格供应商资格，但要求限期整改；D和E的供应商，经批准后取消合格供应商资格。其次，内部审计要对合同中规定的品种、规格、数量、质量、交货速度、账号、地址、运输、结算方式等各项内容，按照合法性、可行性、合理性和规范性等四个标准，逐一进行审核。合法性，即检查合同条款是否有悖于政策、法律，避免合同因内容违法、当事人主体不合格或超越经营范围而无效；可行性，即通过资信调查，切实掌握对方的履约能力，敦促当事人在签约时留有充分余地，并警惕少数不法分子倒买倒卖合同；合理性，即对那些不讲效益、舍近求远、进入情货等非正常情况严格审定，以免造成不必要的损失；规范性，即根据统一文体的要求，把合同条款是否齐全、当事人权利义务是否明确、有否以单代约、手续是否具备、签章是否齐全等作为侧重点发现问题，及时纠正。内部审计对物资采购合同的审计必须按审计程序和审计步骤有序地进行。 　　（三）、加强对物资采购全过程、全方位的审计监督。全过程的审计是指从计划、审批、询价、招标、签约、验收、核算、付款和领用等所有环节的监督。审计重点是对计划制定、签订合同，质量验收和结账付款四个关键控制点的审计监督，以保证不弄虚作假。全方位的审计是指内控审计、财务审计、制度考核三管齐下。把审计监督贯穿于采购活动的全过程，是确保采购规范和控制质量风险的第二道防线。科学规范的采购机制，不仅可以降低企业的物资采购价格，提高物资采购质量，还可以保护采购人员和避免外部矛盾。 　　1、加强对物料需求计划，物资采购计划的审计。审查企业采购部门物料需求计划，物资采购计划的编制依据是否科学；调查预测是否存在偏离实际的情况；计划目标与实现目标是否一致；采购数量、采购目标、采购时间、运输计划、使用计划、质量计划是否有保证措施。 　　2、做好合同鉴证审计。1）审查签订经济合同当事人是否具有主体资格，是否具有民事权利能力和行为能力。2）审查经济合同当事人意思表示是否真实。3）审查经济合同主要条款是否符合国家的法律和行政法规的要求。4）审查经济合同主要条款是否完备，文字表述是否准确，合同签订是否符合法定程序。通过审计鉴证，可以及时发现和纠正在合同订立过程中出现的不合理、不合法现象；提请当事人对缺少的必备条款予以补充；对显失公平的内容予以修改；对利用经济合同的违法活动予以制止，从而减少和避免经济合同纠纷的发生，为经济合同的顺利履行奠定基础。 　　3、做好对合同台帐、合同汇总及信息反馈的审计。当前，合同纠纷日益增多，如果合同丢失，那么在处理时会失去有利的地位而遭受风险。因此，建立合同台帐、做好合同汇总，也是加强合同管理，控制合同风险的一个重要方面。1）对于已签订合同，检查是否整理成册，妥善保管；是否建立合同台帐、合同汇总以便及时查找合同履行情况。2）审查合同管理部门是否对交付合同进行分类编号，并建立合同台帐；合同统一编号是否合规，每一份合同包括合同正本、付本及附件是否齐全。3）合同履行完毕是否及时建立合同档案；合同管理人员是否将所有合同进行分类汇总，及时提出报告和汇总表，报送单位领导和各有关业务部门据此组织生产，规划价位，及时接运和按时承付货款；是否运用先进管理手段，向相关部门提供及时准确、真实的反馈信息，提高合同管理水平。 　　4、加强对物资采购合同执行中的审计。1）审查合同的内容和交货期执行情况，是否做好物资到货验收工作和原始记录，是否严格按合同规定付款。如有与合同不符的情况，是否及时与供方协商处理，对不符合合同部分的货款是否拒付。是否对有关合同执行中的来往函电、文件，都进行了妥善保存，以备查询。2）审查物资验收工作执行情况，是否对物资进货、入库、发放过程中，都要对物资进行验收控制，主要包括：A、物资验收控制：物资是否按规定进行检查，对不合格品是否加以标记？未经检查或检验不过关的物资是否予以扣留？供方是否保存了按标准验收并已通过的记录？B、检测设备检验：检测设备是否运行正常、可靠？C、标识检验：包括标记、标签、标牌、印章、履约卡等是否齐全、准确、清楚、与实相符？为了保证验收控制顺利进行，要有严格验收控制和检验工作程序和制度；验收部门应独立于采购、发运、会计和存货控制等职能之外，采取“封闭”检验法，以免人为因素的干扰和影响。3）对不合格品控制执行情况审计，发现不合格应及时记录，并采取以下措施：A、标识——对不合格品标出明显的识别标志；B、隔离——将不合格品进行隔离存放；C、评审——由主管领导、物资、质检人员和供方代表联合对不合格品进行评审；D、处置——根据评审决定，对不合格品进行立即处置；E、预防——对不合格品应进行质量分析，做到查明原因，分清责任、防范措施落实。3）内部审计还应重视对合同履行违约纠纷处理的审计。对合同履行过程中违约纠纷客观存在，若不及时处理，不仅企业的合法权益得不到保护，而且有可能使合同风险严重化。审计应调查对于供方违约造成的纠纷，经办部门是否严格按法律规定，在讲明道理的基础上向对方提出合理要求，督促对方采取有效措施，从而避免新的损失。对于本企业违约造成的纠纷，是否及时向对方讲明情况，主动承担责任，求得对方谅解，以避免纠纷扩大。4）采取“零库存”策略企业，应保持一定的产成品存货以规避缺货损失；保持一定的料件存货以满足需求增长引起的生产需要；建立牢固的外部契约关系，保证供货渠道稳定，降低风险，规避成本。 　　5、加强对物资采购绩效考核的审计。内部审计应督促相关部门建立合同执行管理的各个环节的考核制度，并加强审计检查与考核，把合同规定的采购任务和各项相关工作转化分解指标和责任，明确规定出工作的数量和质量标准，分解，落实到各有关部门和个人，结合经济效益进行考核，以尽量避免合同风险的发生。审计考核内容主要有：（1）物料需求计划，物资采购计划编制规范的执行情况；（2）合同签订的有关规定执行情况；（3）合同评审的有关规定执行情况；（4）合同专用章保管、使用规定执行情况；（5）核对委托证保管、使用规定执行情况；（6）合同履行情况；（7）合同档案规定执行情况；（8）合同台帐、报表执行情况；（9）合同纠纷处理情况；（10）采购成本情况。 管理审计是对企业的整个经营管理活动进行监督与控制的过程，对风险的管理是现代企业的主旋律之一，风险影响着每个企业生存和发展的能力，也影响其在产业中的竞争力及在市场上的声誉和形象。因此，以上所论述的仅是对物资采购管理审计所开展的讨论，也仅仅是管理审计的一项重要组成部分。企业的经营活动是永不停止的，企业的内部控制过程也因此不会停止，管理审计的技术与方法不是一项制度或一个机械的规定。企业经营管理环境的变化必然要求企业内部控制越来越趋于完善，管理审计是一个发现问题、解决问题、发现新问题、解决新问题的循环往复持续改进的过程，以保证企业经营管理效率和效果，为企业增加价值。