[原创]对采购体系的规范之一--先入为主。(加贴)

okok · 发表于 2007-5-3 23:23:00

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说明：
因为行业内追求速度的原因，公司在前期发展时也是以速度为核心，所以在采购方面造成了材料是重心，其他的灵活把握的局面，信息的不通畅让后端疲于奔命，责任不清晰且效率低下，严重的是业务人员自身并未认识到此操作模式的缺陷，在公司逐渐走入正规化的时候仍旧以旧有的模式处理业务，材料到位后所有的业务扔给后面去做。
邮件正文：
两个月前我们开会确定从三月起由采购员对于自己负责部分进行自己的手工帐管理，此前的付款仍旧财务进行，后期的由采购负责；近期*总组织召开商务、仓库、财务的主管和部分人员会议，也确定了后期的物料的信息和物流的流转框架。
近期过渡中，可能部分同事没有完全领会，操作中出现种种问题，现就此进行说明。
1、采购员除对物料实物跟踪外，更重要的是对所负责订单整体信息的跟踪和维护，包含订单的种类（加工还是采购）、订单的价格、来料的信息准确性、订单的完结（是否超单）等所有信息以及对供应商的考核，如送货的准确及时性、单据的完整准确等。
2、仓库对实物的管理和对单据的管理以及对帐务的管理，在原有的报表体系中对采购入库/退货单列管理，前期集中管理。
3、财务对上述两者提供的信息进行系统内处理，包含采购入库、退库、付款、价格调整、审核付款申请、供应商对帐等。
上述三个环节都需要对项目编制的编码和说明进行审核，有任何问题及时反馈，因为物料编码需要贯穿项目的整个过程，必须是正确和唯一的。
现在普遍的公司运行流程是，确定项目后进行bom编制，然后是订单采购、仓库入库、采购员取得对方对帐单核对请款、财务审核、匹配付款，这些流程在订单采购所有信息谈妥比较完善、入库严格按照订单进行、bom的唯一化等，在现有的核算与控制体系下，我们虽然无法照搬，但是可以采取其核心控制思想，能够发挥出责任部门的优势，各个环节能贯通起来。反观我们的现有状况，最简单的单据收集都是问题，反而需要供应商来提供，这种意味着自身管理能力的低水平，如果我们自身都习惯了这种不正常现象那么说明这个管理团队已经丧失了积极性和敏感性。如果贯通整个采购到付款的流程来看，我们的物料是及时追到了，但是整体成本多高？整体处理效率多高？本来很简单的事情，我们疲于奔命的在后面处理前期本应该知晓的信息，如果各位想了解的话那么就在各个岗位都看一看，这样就形成了全面的看法。
因为前期的业务基于当时的现状来设定流程，但是现在进行规模化操作以后，流程不随之改善则容易出现制度上的漏洞，虽然大家都很努力，但是效果不是很明显，所以我们需要对自身的工作进行进一步的提高，而新的流程是各公司普遍应用的，并非我们自己根据头脑中的考虑来决定，对外界接触比较多或者曾经在其他公司工作过的同事应该有此印象和判断力。我们已经清尾的9个机型大家都看到了其中的损耗和我们的管理水平，其中部分物料大家居然都说不清楚，原因何在？
改善后的体系需要大家做的基础工作就更多了，但是整个体系会更健全以及安全，这样形成的一种体系就是采购维护基础信息（订单）--财务进行匹配（按照确定订单和价格）--采购汇总核对/请款--财务审核/付款/帐务处理，这样的话就形成了互相配合度提高的问题，避免了只是埋头顾自己而不管前后端的无制约状态，责任会更清晰，从而工作效果不受情绪影响，而是由制度规定。
在实务中，采购同事需要关注的几项事情如下，
1、送货单写错或者无订单号或者字迹潦草无法确认。
2、由于各种原因产生超订单现象，在于退货财务无信息无法录入，供应商自身的帐务问题，蒸镀件损耗比例无法确定等。
3、送货物料状况标识不清，如电镀和非电镀之分。
这些问题虽然看起来不大但是影响比较大，因为本可以预防的没有去预防导致后端花费更多的资源去处理，本可以去督促改善或者采取措施的没有去行动而导致体系产生了较大的风险控制点只集中到一个环节，本应该去互动的而自以为是导致信息的失真。
好的制度，可以让坏人变好，不好的制度，可以让好人变坏。现在我们处理的是这个制度问题，如果制度确定了，操作人员不去执行，那就是态度问题，阻碍公司发展就只能被搬掉了。
对于此流程的任何不同观点都可以公开坦率探讨，切忌的是不说不做，责任分清不是说不管不顾，而是各有侧重。