请教关于集团集中报销

haha123

母公司下设20个独立核算的子公司，分布在全国各地。各子公司的业务模式也比较简单，都是销售类型公司。为了加强对各子公司的管控，控制成本，加强对费用报销的管理。集团计划把费用报销审核的权限由各子公司，集中到总部进行，增设总部费用会计岗。群内有没有高手，有类似集团集中报销的管理经验，可以提示和分享一下的。谢谢！

henry

根据我个人的经验，有以下工作需要做：
1. 将销售费用集团集中管理的相关政策、流程工具、权限设计准备好
2. 通过合适的渠道与子公司进行沟通和培训，先要让子公司领导支持，让他们了解这样做的好处
3. 最好有一个可处理报销的系统平台供子公司的报销人录入和查询，以提高效率
4. 最好配合各子公司的费用预算，定期给主管和个人出相关费用进度报告以实现费用控制的目的
5. 费用审批的原则，集团会计可以对发票真假，业务招待标准，费用预算等提出相关意见，子公司相关主管和领导对费用真实性、合理性负责
6. 集团财务要密切与子公司相关人沟通，了解他们的反馈意见，以便不断改进工作

henry

还有一条可能是很重要但存在很大分歧的：如何应对和处理假发票报销。我的经验是：对于超过一定金额的支出，要求使用信用卡或借记卡支付，在报销时与发票一起做为支持单据，这个要求可以依不同城市有所不同，因为小城市刷卡支付并不普遍。另外，为了减少内部贪污和欺诈，对于在商家遇到没有发票或明知是假发票的情况下，可通过无发票报销审批，即有控制权部门批准后做为报销凭证。对于既没有刷卡单据，又没有发票，而且还经常这样的员工进行调查和谈话。

henry

再接着补充考虑费用集中控制的设计思路和原则：

1.标准性原则
　　管理控制是通过人来实现的，即使是最好的领导者和管理人员也不可避免地要受自身个性及 经验等主观因素的影响，因而管理中由于人的主观因素造成的偏差是不可避免的，有时是难以发现和纠正的。但是这仅仅是问题的一个方面。另一方面是人具有能动性，因此，可以主动纠正偏差，可以凭借客观的、精确的考评标准来衡量目标或计划的执行情况，从而补偿人的主观因素的局限。这就是标准性原则。因此相关费用报销的政策制度、标准流程和系统、授权权限分工定义、标准费用报告和沟通等标准的建立是第一位的。　　

2.适时性原则　　
       一个完善的控制系统，要求在实施有效的控制时，一旦发生偏差，必须能够迅速发现并及时纠正。甚至是在未出现偏差之前，就能预测偏差的产生，从而防患于未然。这就是控制的适时性原则。
　　控制的适时性可以使管理人员尽可能早地发现甚至预测到偏差的产生，及时进行纠正，从而可以把各方面的损失降到最低限度。这就要求企业依靠现代化的信息管理系统，及时把重要可靠的信息传递给有关人员，使其随时掌握工作的进展情况，尽早获得实际绩效与计划或标准之间的偏差信息，以便及时采取措施进行控制。因此费用预算、费用报告、超支预警等控制纠偏手段成为必须。　　

3.关键点原则
　　对于一个系统的主管人员来说，由于精力和时间的限制，推行目标管理时，实施控制不可能面面俱到，所以应该通过控制关键点，即把主要精力集中与系统过程中的突出因素，从而掌握系统状态，了解执行情况。这就是关键点原则。　　
       控制关键点是一种抓重点的控制形式，也是一种 重要的管理艺术。关键点原则体现了抓主要矛盾的思想，这样的做法，往往能收到牵一发而动全身的效果。针对你们集团的情况，你可以定义相关最重要的控制关键点，比如费用预算执行情况，招待费标准，市场费用比例等。　　

4.灵活性原则
　　要使控制工作在执行中遇到意外情况时仍然有效，就应该在设计控制系统和实施控制时，使之具有灵活性。这就是控制的灵活性原则。比如针对预算超支和其他不符合标准的报销，要针对具体情况有特殊情况审批流程。再比如针对没有刷卡单据或合格发票的报销，也应有特殊审批流程给销售人员留有活口出路。

haha123

多谢，henry的建议。

xiaoxin81814

楼主你需要的是一个费用报销的财务共享中心解决方案。

Jade.he1918

henry 发表于 2016-1-19 11:51
再接着补充考虑费用集中控制的设计思路和原则：

1.标准性原则

Henry的建议非常棒，非常详细。
但是我在实际的工作中，我认为有以下注意事宜大家参考一下：
1、各分/子公司的费用预算一定要做，否则集团总部的费用会计很难做
2、集团对分/子公司的费用报销流程一定要宣导到位，审批权限一定要制定好
3、费用报销系统能否支持上传照片或扫描件功能，或是能支持时可以要求将超金额的单据上传