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第十一部分 会计档案管理办法
一、会计档案
1.会计档案的范围包括会计凭证类：原始凭证、记帐凭证、汇总凭证、其它凭证；会计帐簿类：总帐、明细帐、日记帐、固定资产卡片、辅助帐簿、其它会计帐簿；财务报告类：月度、季度、年度财务报告，包括会计报表、附表、附注及文字说明、其它财务报告；其它类：银行存款余额调节表、银行对帐单、其他应当保存的会计核算专业资料、会计档案移交清册、会计档案保管清册、会计档案销毁清册；财务管理规定类：制度、办法、规定；文书类：经济合同、工作计划、总结等。
2.形成的各种会计档案应按排列顺序，依次在右上角编写页号，按年度立卷，移交专人保管。
3.对破损的会计资料应按裱糊技术要求托裱，字迹己扩散的应复制并与原件一并立卷。
4.磁性介质会计档案包括：磁盘、光盘、硬盘等。
5.卷内封皮，应逐项按规定填写清楚，案卷题名简明，能确切反映案卷内容，并用毛笔或钢笔书写，字迹要工整、清晰。
6.案卷采用三点一线的方法装订。
7.归档的会计档案均应保持齐全完整。
8.每年形成的会计档案，由专人负责整理、立卷、装订成册，并编制会计档案保管清册。
9.会计凭证于每周度五移交总部财务中心；会计报表、会计帐簿等会计档案于月度终了2日内移交总部财务中心。所有档案移交时，必须填写移交清单，各会计主管与档案管理员办理交接手续。移交清单按年统一装订。
10.移交档案室的会计档案，应保持原卷册的封装，个别需要拆封重新整理的，档案管理人员应会同主管和经办人员共同拆封整理，以分清责任。
二、档案保管
11.归档的会计档案按年、月依次排列，分公司编写页号、卷号，起止年度和保管期限。在一册案卷目录内不得出现重复的案卷号。
12.案卷目录应区别不同保管期限，分年度编制目录号，案卷目录号不得重复。
13.档案管理人员应设置归档登记簿、档案目录登记簿、档案查阅登记薄，严防会计档案毁损、散失和泄露。
14.对于多柜存放会计档案，应绘制案卷存放示意图，以便对档案管理状况进行全面清查。
15.会计档案管理人员应定期对档案管理状况进行清查，对于清查中出现的问题应及时向主管领导汇报，并采取积极有效的措施，保护档案的安全。
16.会计档案管理人员要严格执行安全和保密制度，不得将会计档案随意堆放，严防毁损、散失和泄密。
17.会计档案室要做到防水、防火、防尘、防潮、防虫。
三、档案查询
18.档案管理人员要熟悉所藏档案的情况，对归档的会计档案必须编制《案卷目录》以及《会计档案归档登记簿》，以利于有关公司的查阅利用。
19.外部查阅会计档案，应持公司正式介绍信，经公司领导和主管领导批准后，方可办理查阅手续但不得复制。
20内部人员查阅会计档案，应经档案管理员批准，方可办理查阅复制手续。
21.凡是需要查阅会计档案的人员都应按规定办理查阅手续，认真填写《档案查阅登记簿》。
22.会计档案原则上不得借出，如有特殊需要，需经公司领导和主管领导批准，方可借阅。借出的会计档案,会计档案管理人员要按期如数收回,并办理注销借阅手续 。
23.查阅或者复制档案的人员，严禁在会计档案上涂画、拆封、标记、抽换。
24.查阅会计档案时，会计档案管理员必须现场监督
四、档案移交
25．会计档案管理员工作变动时，要办理会计档案移交手续。
26．移交时，由原管理员编制会计档案移交清册，列明会计档案所属会计档案名称卷号、册数、起止年度和档案编号、应保管期限、己保管期限等内容。
27．交接双方应就移交清册所列内容逐项清查无误后办理交接，并由分管领导负责监交。
28．交接完毕，交接双方经办人和监交人在会计档案移交清册上鉴名或盖章。
29．档案管理人员工作调动时，必须在办完档案移交手续后方能离开工作岗位。
五、档案销毁
30.会计档案保管期满由档案管理人提出销毁意见，并编制会计档案销毁清册。
31.会计档案要销毁时，报领导批准后销毁。
32.销毁会计档案，由公司共同派员监销。
33.监销人在销毁会计档案前，要按会计档案销毁清册所列内容清点核对所要销毁的会计档案。
34.销毁后，监销人应在会计档案销毁清册上签名盖章，并将监销情况报告本公司负责人。
35.保管期满但未结清的债权债务原始凭证和涉及其它未了事项的原始凭证，不得销毁。应单独抽出立卷，保管到未了事项完结时为止。单独抽出立卷的会计档案，应在会计档案销毁清册和会计档案保管清册中列明。 | 
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