SOS电子商务后台管理

空碗

我新进入电子商务公司，现在公司将要开始网站销售，我与技术部负责后台的搭建，我主要负责结算流程方面。

我现在写了大纲、财务的基本需求，可一些细节的问题我不清楚，希望和各位大侠学习。

我的MSN:feifei780606@hotmail.com

eleven

都有哪些细节问题，能不能在这里说说？

空碗

多谢eleven的回复。我上周六本打算去沙龙，和大家学习学习，可惜临时有事没去。

第一、我以前没有过电子商务的经验，不了解网站销售（集采)的财务控制点。

来公司快一个月了，逐渐了解业务流程，与技术部门沟通后，根据结算流程大概列出财务方面的需求，和营运部门沟通一致后提交技术部门。

但我只是根据以往的经验和公司其他部门同事的经验写的大纲，我觉得不够专业、详细。一旦后台搭建完，若发现有什么疏忽，后果难以想象呀。

第二、公司没有支付平台，项目是与银行合作的，所以客户的货款直接打到银行账户上，出纳再导入后台，收款数据录入的模块与技术人员一直沟通不畅，不知道该怎么完善。

[此贴子已经被作者于2010-12-1 14:42:13编辑过]

空碗

没有大侠的指导呜

说个具体细节：达到结算条件的订单，进入付款流程，订单执行人员把要给供应商付款的明细汇总表打印出纸质单据给财务付款？还是财务在后台看到可以汇款的订单自己付款？

财务在付款流程的控制点有哪些？

我特别希望和熟悉电子商务财务流程的人多多交流，以防闭门造车，呵呵

eleven

你说的这些都不是重要的，你可能不太清楚，“电子商务”本身不代表什么，它不是一种特定的业务，而是不好分类的一大堆业务，彼此可能完全不同。人们通常将所有与电脑、网络有关的业务形式都赶时髦地笼统称为“电子商务”，因此，100个人有100种理解，100个公司有100种做法，所以，你强调你们公司是做“电子商务”的，那根本不能表明什么，你必须将你们公司的业务流程和商业模式详细描述出来，大家才能理解你要干什么，帮你出出主意

我上面说的你别介意，我见过和用过的可以称为“电子商务”的业务有几十种，没有一种结算、付款流程是一样的；你上面的描述是默认为大家都知道“电子商务”是怎么做的，而事实正好相反，其实大部分人可能根本不知道你在说什么

你有空可以描述一下你的业务模式和流程，了解了业务，大家都能帮你出主意，这种事情是个小case；不要去找熟悉“电子商务”的财务人员了，此“电子商务”与彼“电子商务”差着十万八千里呢，无法交流的

[此贴子已经被作者于2010-12-2 8:46:07编辑过]

空碗

哈哈，怎么会介意呢，ELEVEN。你点到我的本质问题。反省中，我没接触过购物网站行业，心里没谱导致过于关注“电子商务”概念，反而没踏心研究公司的营业模式、业务流程。其实我现在的工作重点应该是全面仔细的了解每个业务流程。

先说下公司的业务模式和流程。

我公司将要推出网上商城（B2C），公司和银行合作发行会员卡，其在公司的网上商城购买第三方（其他购物网站）的商品、服务，可以享受我公司的折扣。会员是在我公司网上商城下订单、把货款汇入我公司账户，我公司订单执行人员到第三方网站上下单、付款，由第三方网站进行配货，按营业额给我公司返佣。

此项业务的具体流程：会员下订单——付款到我公司账户——我公司到第三方网站下订单——第三方配送、会员确认收货（交易结束）——按营业额取得返佣（结算结束）

由于公司没有使用支付平台，要把银行账户的信息（会员汇入的货款已到账）录入网站后台，在第三方网站下单付款后，相关信息也要录入网站后台，会员的每笔订单整个过程都在后台上记录、统计。记录准确性是我最关心的，订单执行人员的操作流程和财务人员的工作流程该如何完善。

我的两个关注点

确认货款到账：目前的想法是安排专门的出纳将货款到帐信息录入后台（每天8次批量录入或实时录入？），单执行人员查询后再执行；

下订单、付款：目前是我公司订单执行人员去第三方网站上下订单，在把订单号录入后台，录入的完整性、准确性如何保证？

还有其他一些问题，明天想到再写

PS:我想把我写的结算流程发给你看看，可以么，ELEVEN

eleven

你公司的业务很新颖啊！

在你公司的业务中，问题出现在你公司接单、收款和对外下单、付款两个过程没有通过电子交换（EDI）的方式实现，而是通过人工录入、录出，这就增加了业务的不可靠性和低效率，一开始量小是可以的，量大了你公司就会崩溃的

因此，保证可靠性是核心流程，这里面关键是收款——发货——佣金的三者之间的调节（reconciliation），仿照其他公司电子交换即时清结的惯例，你们公司必须做到每日调节清结，下班走人之前将个人销售清结单提交给主管，主管检查确认，表明未清事项，发现超时要即时预警。

我说你要详细描述业务（如果敏感，可以发到我邮箱中），你上面的业务描述是不清晰的，比如：对外下单的业务人员流程，是根据订单号处理业务，还是按照团购商品种类，还是按照商户分配，还是按照项目发包，还是按照客户VIP卡号。。。等等，这个决定了对业务流程如何监控。

另外，有两点注意事项提醒你一下：

1，数据库的作用大于流程

电子商务财务控制不仅仅体现在“流程”中，可以说，关键控制点都体现在数据库结构设计中，数据库逻辑结构与业务处理的对应关系，基本上代表了财务监控思路；这个就好比原来银行柜台处理是由收付款、制单操作、复核三人组成业务处理机制，为什么后来改为现在的柜员制一人处理机制？不仅仅是流程改变了，最重要的是数据核对逻辑变了

对所有业务的操作轨迹记录（系统日志）是信息系统安全与可靠的最重要保障，而你公司恰恰没有这个（录入、录出过程没有电子数据交换，切分了系统连续性），你需要考虑这件事情，这就好像银行保险库里面没有摄像头一样，或者装了摄像头，但每一小时都要停止录像10分钟，这怎么保证安全呢？对过程不可追溯，就不可审计，这个可能是你的交易系统面临的最严重的问题。

2，财务的作用体现在哪儿

按照我的理解，在电子商务类的公司，尤其是以网络交易业务为基础的公司，财务与业务的分工与传统的分工方式不一样的，这就好像我们看到的家乐福超市的收银员一样，他们既可以划为财务人员，也可以划为业务人员，管理方式是灵活多样的，不能因为他是否处理订单、资金、收付款、开发票、报销等等来界定他作为财务人员还是业务人员。

所以，首先澄清一点，在你所描述的电子商务公司，大可不必将‘是财务工作’‘不是财务工作’划分的非常清楚，财务的职能在这种公司里面体现在网络程序的逻辑流程里面，而不是通过识别操作者是否是财务人员或者操作层面做了哪些财务工作来体现财务的价值，这是个基本思路。

只有秉持这样的思路，你在设计流程和逻辑节点的时候才能超脱，不需要考虑这些事情是由财务人员做，还是业务人员做，否则就很难设计流程了。因为传统的流程设计中，业务与财务是要分开的，业务处理订单，财务处理资金，业务执行，财务监督。。。等等，而且，在传统流程设计里面，财务监控哪些节点，有没有能力监控，需要哪些数据来监控等等，都是需要考虑到财务人员的配置的，否则，做了流程也没用。而电子商务公司不需要考虑这些，将所有参与人员都考虑成财务人员或者都作为业务人员不影响你流程设计思路。

空碗

“量大了你公司就会崩溃的”也许没有电子交换模式，很难支撑网上商城的结算，这是我担心的。我目前只能在现状的基础上设计结算流程，也会竭力推动尽快应用电子交换。

“数据库的作用大于流程”这是监管的重点，我期望尽量将所有的操作轨迹都能录入后台系统。

ELEVEN， 业务流程已经发到你的邮箱里了，烦请指正。