巧用核算项目实现财务精细化管理

ICEW · 发表于 2011-6-16 11:39:00

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目前，许多企业都使用了财务软件进行会计工作的日常处理，在凭证处理中，财务软件中出现的核算项目，相比于传统手工处理，有了一个质的飞跃。有些遗憾的是，一般的企业只是简单地将常用的核算项目（如客户、供应商、员工等）用了起来，同时，用起来之后，面对核算项目的分析也仍然面临着许多困难。

前两天，与一个做财务经理的朋友聊天，在聊到传统财务软件与Power-BI财务分析的区别时，提到了几个问题，在探讨之后，我认为，这些问题，应该在许多企业都存在，所以，整理出来，在此抛砖引玉，与大家一起分享。

朋友首先提到的问题是：费用处理中，因为财税制度的限制，企业一般会对一些费用进行另外的处理。如业务招待费，因为受到销售收入的比例限制，通常企业会将部分业务招待费，如购买礼品的费用，放在办公费用中处理（如发票开成办公文具）。在财务软件的凭证处理中，会将这笔费用归集到办公费用这个科目中去。那么，企业在进行费用分析时，因为数据的不真实，最后分析的结果也通常会被误导。那么，有什么办法可以利用Power-BI这样的BI分析工具来解决这个问题？

对于这个问题，其实，解决的根源不在BI软件，而在于如何体现数据源的真实属性。有两种方法可以解决，一种是通过建立两套账的方式来解决，即其中一套账真实地反映了业务的实际属性，这样，也就不会存在结果的误导了。

我一提出这套解决方案，就被朋友给否定了，因为这样给财务人员造成了额外的工作量，他问：如何能做到只处理一次凭证，就可以实现呢？

那么，这里要说到的就是第二种方法，即用到核算项目，同时，这第二种方法，如果仅仅在传统的财务软件中实现，仍然无法实现费用的真实分析，必须加上BI分析工具。接下来，我们详细来阐述一下实现的步骤与方法。

首先，在财务软件中建立一个新的核算项目，可称之为分析代码，这个核算项目的具体项目，就是真实的费用项目，出于保密目的，可将这些费用项目用字母或数字来标识。

然后，修改各费用的科目属性，挂上刚增加的“分析代码”的核算项目。这样，以后，在处理各费用科目的凭证时，就可以一边对应会计科目，一边对应真实的费用代码了。

因为在财务软件中，针对核算项目的分析功能很弱，所以，此时，借助于Power-BI这样的BI分析工具，就可以对这些核算项目进行任意的分析了。在Power-BI中，只要简单定义一个分析维度，与财务软件中的“分析代码”相关联，重新刷新一下数据，就马上可以针对“分析代码”的任意分析了。

对于第二种方法，朋友听了之后表示满意，因为这样的话，只要一次操作，就轻松实现了财务管理上的要求。

接着，朋友又提出了第二问题，他说，目前针对成本费用的管理，最好的方法是作业成本法，即所有的成本/费用是以作业或某项动因或业务为单元来归集和分析的。同时，一旦某项作业跨度时间比较长，涉及到跨期间或跨年度，如何很好地处理？

首先，我们不去探讨ABC作业成本法应该如何更好地实现，我们只去探讨在现有的财务软件基础上，进行合理的规划应用，来最大程度地接近作业成本法的管理思想。那么，这个问题就转变成一个典型的核算项目应用的问题。

在应用中，我们应该识别出各项作业的属性，来定义不同的核算项目。如，正在建设的工程项目，我们可以建立一个“在建工程”的核算项目，所以与之相关的进出项都反映在这个核算项目上；又比如，在销售过程中，想很细地记录下来所有发生的费用，就可以设立许多相关的核算项目，如“产品”、“客户”、“业务员”、“销售阶段”（这样可以分析在每个销售阶段，公司会投入多少费用）、“商机”（可能同一个客户，有着许多不同的商机，这样，就可以分析地更细）。

在手工凭证处理的情况下，这么多的核算项目是不可思议的。而在财务软件中，则可以较好地解决类似的问题。但是，主流的财务软件中，对核算项目处理的功能强弱也有所不同，我个人认为，金蝶的财务软件在核算项目的处理上，是最为灵活与强大的。像上述举例的关于销售过程的费用核算，如果某个科目一次性要挂这么多个核算项目，还只有金蝶的财务软件才能做到，用友的都无法实现。

建立核算项目的目的，就是为了事后的分析，而一旦核算项目较多，在传统的财务软件中，需要借助大量的手工处理，才能得到想要的结果，于是乎，核算项目的应用也就变得非常简单，一般就只应用在应收/应付这些往来科目上挂上客户/供应商或员工。

因为在Power-BI这样的BI分析工具中，可以任意组合多核算项目或科目的分析，同时，轻松实现跨期间跨年度分析。

在与朋友探讨完之后，思考了良久。其实，核算项目功能当财务软件出来之后就有了，它与手工处理状态下，设明细科目的方式相比，很好地利用了计算机的特性，有了质的突破，但是，因为出分析结果的限制，却使核算项目的应用长时间没有新的飞跃。只有大家认为可以出来想要的结果，才会让人更多地去思考起点与过程的细化。
现在正在使用财务软件的朋友们，你们也不妨想想，在你们企业的应用中，是不是也面临着类似的问题，是不是也可以考虑采用类似的方法来处理呢？