话题讨论：财务是否应该提供往期采购价格？

一页账目

请教一个问题。行政部门人员异动，新接手的人要到财务来查询以前物品的采购价格（因要继续采购同类物品），财务是否应该提供？

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我的意见是不提供，理由如下：
一、采购询价是经办部门（含行政部门）自身的职责，而且价格是变动的，同样的物品会因为采购时间、批量、现金还是赊账、发票类型、质保期等因素，而导致价格不同；
二、财务的价格是过去时，不能反映市场最新的价格趋势；
三、如果从财务取得的价格比当前市场价格低，会造成经办部门难以实施采购（担心价格高了挨批）；相反，如果价格比市场价格高，容易助长经办部门惰性（因为很容易以比之前低的价格采购到）。

lucy93

配合的角度应该是可以提供的，再说财务不给，行政也会动用上级领导要的

雷锋

我觉得可以提供，楼主这几点理由不太能站得住脚：
1、采购询价是经办部门的责任，但目前的市场动态和历史情况都是左右判断的信息。谁掌握的信息多谁就更有谈判筹码，菜市场买菜也是一样；
2、过去的价格虽然是过去时，但总和现在的价格有相关性。知道过去时才能综合市场趋势判断现在时是否合理。
3、挨批是采购部门自己的事，他们需要把市场波动解释给老板听。惰性采购流程的事，看成本控制的过程中有没有比价/招标/复查这样的规定。如果按照楼主的逻辑，让从来没买过菜的人去买菜最好，不知道买便宜了买贵了才没有心理负担。
4、财务应该积极和采购人员合作，咱们连一个信息都不愿意给人家，还怎么要人家配合预算、成本、内控这些工作呢?

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雷锋 发表于 2016-4-7 13:36
我觉得可以提供，楼主这几点理由不太能站得住脚：
1、采购询价是经办部门的责任，但目前的市场动态和历史 ...

非常感谢您的回复！

境由心转

我觉得需要提供，理由如下：
1.新来的采购可能对相关的采购流程不大熟悉，所以不清楚材料的价格，如果有系统可以让他去系统上查看之前的采购价格
2.虽然说采购价格是过去的，但也有一定的参考性，一般而言，价格波动不会太大，除非是那种根据市场价格报价的产品则另当别论。
3.要去了解一下，对方询问采购价格的目的是什么，如果是继续采购之前的原材料，则可以提供。如果是现在重新采购，也让采购员要求供应商报价时有一个底，不至于太离谱。
4.在提供的时候最好和对方说明下，这个价格是过去什么时候采购的，可能和现在的价格有些不同，需要注意。
   以上仅供参考。

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境由心转 发表于 2016-4-8 18:45
我觉得需要提供，理由如下：
1.新来的采购可能对相关的采购流程不大熟悉，所以不清楚材料的价格，如果有系 ...

感谢您的回复！
主要是行政人员异动太频繁，而且没做好交接。所以，频繁的找财务要这个要那个的。财务的服务意识和职能也不是无底线的。

杨钰梅

我觉得，采购的历史价格采购部门应该有历史档案记载，新人接手应该可以通过查询历史数据做参考；如果是不正常的交接导致没有历史数据了，财务部门不是不可以提供相关的数据，但应该走上级领导的批准手续，因为这既增加了财务的工作量，挤占了做别的工作的时间，要让相关领导知道，同时，行政部门到领导那里申请财务协助，增加了一定的障碍，让他们也意识到，平时做好相关基础工作的重要性。
财务部门集中了大量的信息数据，不是因为财务有，就应该提供服务。

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杨钰梅 发表于 2016-4-10 16:06
我觉得，采购的历史价格采购部门应该有历史档案记载，新人接手应该可以通过查询历史数据做参考；如果是不正 ...

非常感谢您的回复！我本人比较倾向您的观点。

魔鬼

两个问题需搞清楚
1，搞清楚跨部门需求查阅的信息机密性问题，该信息是属于哪一层级的，如果可以提供则应配合提供。信息时代，如果采购人员掌握不了足够的信息量，则会处于交易谈判的下风
2，搞清楚各部门责任，作为财务部门虽然是公司的信息数据中心，但不代表财务部门有义务无偿提供服务。部份信息各部门都应建立自已的台账和数据库，楼主所言估计也是很多财务人员所面对的问题，很多时候不得不提供，但可以设定门槛提供，例如凡跨部门请求提供数据的，必须给该部门上级领导和本部门上级领导同意方能提供，久而久之，对方觉得烦琐自然会慢慢建立自已的数据。