工作之困:对出纳岗位的控制力

zlaccounting

三来一补转型外资工厂,租用本村的厂房,当地企业有一不成文规定, 出纳须为本村人, 目前工作之困就是对出纳岗位的控制力,主要表现在:
1. 公司付款为网银,付款只需她一人操作很多年.因之前为三来一补,无财务负责人,外账事务所做,内账香港财务做, 我作为新来的财务经理没有网银付款审核权限, 我刚来时没将此事向总经理提出来, 总经理是到退休年纪的香港人, 抱着多一事,不如少一事,平稳退体的心态. 考虑刚来的财务经理不想与她正面冲突.招我来时,三来一补转型的账务处理是要优先考虑的事情,待情况熟了后,再转变这种情况.

2.公司总体资金紧张, 加之采购管理上的问题,不能做到每月按预算付款.导致现金交货,货到付款交易比较多,可能每天都有,另一方面月结供应商付款要拖.出纳对月结付款有自由选择权,

3. 作为上司,我心平气和指出工作上的不足或同事的建议,态度相当抵触.总认为自己的对的.

出纳的心态:

1. 作为本村人,且老公在村上任要职,这个企业出纳只能由她当, 我作为一个新来的财务经理不可能把她换了(我惦量这的确是事实)

2. 家中富有,且在此工厂工作多年,没有大差错,柰何不了她.

我觉得目前这种出纳付款和出纳工作没在我的控制或监督下, 有极高风险,我作为财务经理应尽量降低这种风险..但有否风险现在全部寄托在她的个有品行和本地人作担保.虽然我个人不相信她会做出什么不轨行为,

但本绝风险靠的是程度和程序.也不利于我日后在公司的财务职能的发挥.

各位同仁,有什么好的建议.

henry

这个问题本质上来说还是一个如何管理考核下属和与下属沟通的问题，只不过这个下属的身份比较特殊。从这一点出发，我们要知道管理的考核的前提是制订考核的内容和标准，也就是出纳的职责和工作好坏的评价。其他职责暂且不提，单就你贴子里提到的供应商付款问题，要检查一下付款流程和决策机制，如果由出纳决定优先次序，那么按权责一致原则就应该由出纳负责决策失误和影响供货的责任。这一点可以成为与出纳进行工作沟通的核心：你可以把权力把在自己手里，出了事你负全责。如果是有公司或部门的正规决策流程，出了事是部门的事，你只不过是一个执行决策而已。
另外，沟通效果是受情境和情绪影响的，人的本性是防御性动物，你对她问题的指出会很容易地被认为是对她的攻击。反而打开工作局面的第一步最好是建立信任，例如你可以先肯定她工作积极的一面，关心她有没有需要你协助支持的，如果你再借机示弱，告诉她你刚来人生地不熟，希望她帮助指点，很可能更有效地打消她的防御心理。当她接纳你以后，你再用职业的方式指出一些问题或风险，以及这些可能给她带来的风险麻烦，相信这时她会认为你这么说是为了她好，改进就更容易发生。

banana0705

很佩服版主解决问题的能力，能找到问题的关键点，找到突破口！受益了！！

tangyan

学习了

zlaccounting

henry 发表于 2016-12-4 13:27
这个问题本质上来说还是一个如何管理考核下属和与下属沟通的问题，只不过这个下属的身份比较特殊。从这一点 ...

的确,你点出了问题的核心, 即如何管理下属和与下属沟通,特别是这种重要敏感又特殊的岗位, 谢谢你中肯的建议.
我是基于以下考虑要加强对出纳的控制, 1. 如果财务经理没有资金的控制和监督权, 就不是真正的意义上的财务经理, 只不过是一个会计经理,财务管理本质上就是为老板分钱, 在这个问题上没有控制权,成本管控,内部控制,提高资金的使用效率等能体现财务价值的职能就无从谈起. 2. 要用制度和流程来规避风险,而不是靠经验和本地人作担保,因为即使人主现上不范错误, 也可能会因粗心而失误, 3, 财务部出了任何问题, 最终都是财务经理的过失. 在老板的心中(老板为美国人,两个月来一次工厂), 即然你是财务经理,你就要对财务部所有事务负责,他不会了解我具体的操作, 我也不可能向他说明这些情况, .
我将从与出纳沟通和从总经理寻求支持两方面入手. 让他们接受目前这种做法可能存在的风险. 最终目的是公司的资金流能尽量按预算来运作, 改变目前付款无计划导致供应商现金付款和预付款越来越多的局面.

ANN1984

跟总经理和出纳多洗脑，让他们意识到问题的隐患和严重性。特别是总经理，取得其直接支持。另外，出纳不愿交出付款安排权，可以了解一下是否存在一些背后的利益。比如，供应商层面上对出纳的一些好处等。总经理是否睁一只眼闭一只眼，可能你需要考量一下是否有其他更重要的支持力量来让你拿回权力。

xaq9012920yjq

学习了。受益了！！

低姿态的学习者

目前我也碰到类似问题，出纳跟随老板多年，非常信任。不过我也相信出纳不会存在违规这类问题，但是付款什么的毫无授权，资金付款签字后确并非立即付款，心中非常不安。 如楼主所说老板只会问你财务经理资金情况，具体操作是不会来管的。 如何解决，目前未找到方案。

低姿态的学习者

想问问你这个问题现在处理的怎么样了，我也碰到同样的问题

zlaccounting

低姿态的学习者 发表于 2017-9-21 10:45
想问问你这个问题现在处理的怎么样了，我也碰到同样的问题

现在公司换了老板，老板又换了总经理，新总经理炒了这个出纳，现在才控制了资金这一块。这也许是最无奈和最后的方法。