我反问几个问题:
1. 制度建设的目的是什么?有明显的漏洞吗?
2. 这种需求是来自于哪里?如果来自高层,他们意识到/感觉到什么问题?有的时候解决他们问题的切入点,往往不是制度。
3. 制度是系统化的管理思路的体现,你觉得公司的管理在没有适度的情况下,思路有吗? 清晰吗?
4. 出于建设制度而建设制度,是技术型选手的表现。看看以下几个方面:
4.1 哪些事情没有规矩?或这些规矩不明确,总是变(即使由某个人掌握,没有形成公开的规则也算)
4.2 哪些事情很乱,没有明确的权责表现,看似谁都没权,又看似多人有权。
4.3 哪些事情实际过程很复杂,但处理上很简单,比如仓库收发单据混乱,最后倒挤数据,草草了事。
5. 如果一定要说如何着手,总结几条,供借鉴。
5.1 先别想着设计又大又完善的体系,这样反而无法下手。
5.2 财务在日常工作中,很多事情都感觉得到。对碰到的问题,写小的规定,通过制度解决问题。不是没事写书。
比如说仓库管理,这种大制度写起来就不如先写一个盘点制度--至少保证结果;再写一个发货制度;再写一个收货制度(什么借用、仓库间调货啊即可以包括在里面,也可以单独写);再写一个摆放制度(可以要求仓库写-还可以推广一下5s);再写一个报废、过期品处理制度;再写一个安全库存的确定制度....
5.3 不时地和高层沟通,看他们最关系什么,那些问题你应该先下手。
5.4 把制度放到公司电脑系统的共享文件体系中,让大家随时能够查阅。
5.5 对于重要的业务,再做些流程图,把制度要求的东西直观地表现出来。
5.6 没有人爱看、爱记你的规定。除非你培训了,除非老板要求他们那么做,除非不那么做工作干不下去(比如报销,他们都会乖乖的。但盘点就不同了)
5.7 制度中都会涉及哪个部门,哪个人有权干什么等等,对于一类事项,最好单独做个授权表,这样清晰,也好维护。
5.8 制度中通常既有程序性规定,比如买东西,要经过那些环节;也有实质性规定,不如什么能买,什么标准,各个环节的责任等等。实在说不清楚,就画流程图,配上说明,配上授权表,就好很多。
写制度不困难,难在敦促执行。所以,制度不能写的太完美,那可能没有用。
换位思考,如果你是对方,你愿意那么啰嗦吗?
这和实施ERP有关系,也和文化有关系。为什么跨国公司的制度执行起来看起来难度小?第一因为很多规定和程序固化在系统里了,改变设定的难度太高,要惊动的人太多。大家都乖乖的执行。第二,职业经理人的网状管理关系,制约性很强,你不守纪律告诉你老板,再不行通过我老板告诉你老板的老板...,守规矩最省事。
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