[转帖]灵活设计的办公空间，不仅能节约大笔租金开支，而且能提升办公效率

kissbug

在办公室租赁方面，灵活办公成为未来发展的一大趋势。越来越多的大公司诸如摩托罗拉、安永和思科等都开始采用了“独特的办公室设计”，节约的房租成本费用很可观。思科公司就报告说，采取了新的设计之后，节约的租金在37％到40％。

美国金融服务公司Capital One把新颖的办公空间设计理念设定为公司“未来办公”创举最重要的一部分。Capital One去除了公司内传统的隔间和办公室，代之以并不固定的座位、沙发和会议室。公司设计的主要理念就是办公室应该是非正式的会议场所，可间以一两个设计与星巴克酷似的咖啡吧。他们希望Capital One的员工可以用无线上网的手提电脑或者黑莓手机在公司内的任何一个地方工作。一些公司在灵活办公空间设计上甚至走得更远，它们或者开始让更多的员工在家办公，或者开始设立一系列小型的卫星办公室，让员工在需要的时候可以随时进驻办公。

占用率vs.使用率

灵活办公空间的概念并非什么突发奇想。按照波士顿咨询公司（BCG）地产部合伙人桑迪·阿普加尔（Sandy Apgar）的说法，“在过去许多年里，许多公司都尝试过这一概念，但没有几家能够真正推广。许多公司都遇到了很强烈的抵制，特别是来自中层管理者的抵制，最后都不了了之。”

这次有证据证明情况会真正有所改变。根据商业地产协会CoreNet Global进行的一次盖勒普调查，有20％的大公司预计2010年将有25％到50％的员工在不固定的办公区域内办公，到2020年，大多数大型公司都会采用类似的灵活办公空间设计。

最重要的推动力还是源于成本控制。当CFO寻找新的成本控制点的时候，控制办公室租赁成本变得越来越有吸引力。在许多公司，办公室租金是仅次于工资与福利的第二大开支。许多公司已经在控制租金成本上下了一番功夫，比如说整合办公室的使用情况，将节省下来的办公室要么出租要么干脆买掉。现在每个员工的平均办公面积都一直在缩小（见框内文字：越来越小的隔间）。

灵活的办公空间设计可以在节约租金成本上再迈出一大步，因为它代表了一种从占用办公室面积（如果每个员工都有固定的办公位置，一幢办公楼能够供多少员工一起办公？）向合理使用办公面积（在一定的时间内，到底有多少人在办公室内办公？）的转变。“越来越多的公司开始意识到，它们不应该满足于办公室的占用率是否达到95％，”CoreNet Global的CEO普兰提斯·纳埃特（Prentice Night）说，“相反，它们应该担心的是办公室的使用率只有40％，因为许多员工花许多时间在路上出差。”

Capital One负责人事同时也管理商业地产的常务副总裁马特·舒勒（Matt Schuyler）说，当人事部和财务部的人一起调查办公室的使用状况之后，他“吃了一惊”，因为按照使用率来重新设计办公室可以节约一大笔租金成本。

Capital One的研究显示，公司的员工超过一半时间并不在办公室自己的小隔间里工作。“一些员工只花5％的时间呆在办公室里。”舒勒说。如果省去大部分专有的办公区域（当然办公室秘书必须有自己的位子），那么公司需要的办公面积将大为节省。一幢原先只能供650人办公的大楼一下子可以满足1200人的需求了。舒勒不愿意透露Capital One到底节约了多少租金成本，但是业内人士估计重新规划办公室最多能节约40％的租金。

推动灵活办公空间概念的另一驱动力源于员工的需求与办公室可以提供的功能之间的巨大差距。据Gartner的一项调查，以前员工大多数时候都是独自一人办公，现在他们越来越多的时间是两三个人一起并合作讨论。但是旧有的办公空间设计并没有能够满足这一新的需求。“在许多公司里你都能发现，会议室常常订不到，同时隔间里又常是空空的，”思科公司负责全球地产的副总裁马克·格兰（Mark Golan）说，“这太荒谬了。这不仅仅是浪费，而且没有办法满足员工的需求。”格兰同时是CoreNet的董事长。

和Capital One一样，思科的做法就是彻底改变办公室的布局，让办公室更像一个家。“回家的感觉肯定不是回到一个小小的隔间，”格兰说，“回家意味着你想做什么就到房子的各个区域里去做。”当思科的员工呆在办公室里的时候（他们通常要花20％的时间出差在外），他们通常都组成各种不同的小组工作。考虑到这一点，办公空间的设计就必须留有大量空的办公区域，可以满足员工能够两三个人呆在一起讨论的需求，同时团队的会议可以依据参加人数的多少在大小不一的会议室内进行，而这些会议室都配有先进的视频通讯装备和数码白板。如果员工需要相对安静的办公空间时，他们可以到办公室内的图书馆，在这里大家很少说话，手机也必须调为振动。

灵活办公空间设计的目标就是把节省的大量租金用于提高办公效率上。当然，衡量办公效率从来都不是一件容易的事情。恰如思科的格兰注意到的，“要分清楚单独一个变量对办公效率的贡献很难。”不过，他补充说，在思科一个中心呼叫的（灵活办公）试点项目收到的成效“显著”。Capital One则试图通过对员工的调查了解新办公环境如何能增进效率。调查显示四分之三的员工认为他们现在工作已经很有效率了，有超过一半的员工认为公司整体的生产力有所提高。此外，调查还发现员工从经理和同事那里获得意见和建议的时间缩短了24％到31％，这意味着决策的速度加快了。

获得员工支持

好消息是灵活办公室比以前要容易建立得多。对于脑力劳动者而言，工作很大程度上等同于上网，随着笔记本电脑功能越来越强大而价格也越来越便宜，以及无限网络的覆盖率越来越广，同时电话会议的技术也越来越成熟，员工几乎可以随时随地很容易就搭建起“工作空间”。 许多房地产咨询公司也在极力帮助企业完成这样的转型。诸如仲量联行和Trammell Crow等咨询机构就帮助企业完成从办公室空间规划到实施的全过程。甚至办公家具厂商加入了推进灵活办公的行列。“十年前，如果你要买一套移动办公家具，必须定制。”纳埃特说。现在，这样的家具都是现成的了。

但是完成办公室的重新设计只完成了工作的一半，要让灵活办公真正有效还必须得到员工的支持。对于许多经理而言，拥有一间办公室仍是体现身份的象征。此外，许多经理也不习惯自己的下属在家办公或者没有固定的座位。员工也会有问题，因为他们不知道该把个人物品放在什么地方。

针对这些问题，Capital One做了一番调查以了解各个业务部门是如何完成工作的（如今已经有8个业务部门超过2000人搬进了新设计的办公空间，还有其他几个大的部门也计划明年完成转变）。新办公空间根据各个业务部门的不同需求进行设计。例如，IT部门的工作通常由临时组成的小组完成，每一个项目都会组成一个小组，项目完成后小组就解散。IT部门的办公空间设计就针对这一状况，可以运用移动的墙壁随时创建出大小不一的会议室。公司考虑也很周到，可以随时调节屋内的温度，因为一堆人聚在一起很容易会导致室内温度升高。

Capital One的员工可以自己选择是否采用移动办公的方式，大约有80％的人表示愿意。他们每个人都接受了6周到8周的培训，培训的主题从在一个虚拟的团队中如何有所贡献，到如何使用新的装备，再到没有固定办公空间时如何管理自己的文件（小提示：无纸办公在这种情况下是最佳选择）。

灵活性是新办公空间最重要的一点。经常在外出差的销售人员与有许多装备且经常呆在办公室的工程师对于办公空间的需求完全不同。一些公司也可能发现很多看似有用的想法并不实际。惠普正在进行一项为期四年的办公室改造项目，重新布置其在全球的几百幢办公楼。在改装过程中他们发现，新设计的由矮墙划分成的小项目室隔音效果很差，太过喧闹。于是公司决定在矮墙上加装玻璃墙一直到天花板，增加隔音效果。

那些已经开始采用灵活办公空间的高管们承认，他们需要花很多精力去改变管理方式。纽约的一家金融服务公司在引入新办公空间概念的时候就让经理自己决定如何设计办公室。每名经理和他的团队都被分配给一块比原先缩小了的办公区域，然后由经理决定如何设计。他可以延续传统的隔间设计，这就意味着整个办公室会被更小的隔间占满。或者他可以采用更为开放式的办公空间，让员工可以有更多交流与合作。恰如波士顿咨询的克里斯·豪（Chris Howe）指出的，“公司并不强求每名经理一定要怎么做，但是却明确指出了不同办公空间设计的优缺点。


灵活办公在中国

灵活办公的概念在中国的情况又是什么样子？“越来越多在中国的公司开始实施更为开放的办公空间，除去了隔间的矮墙。”仲量联行业务拓展及客户管理中国区总监大卫·赫恩（David Hearn）说。和在美国发生的一样，在中国的公司也意识到更为开放的空间能够让员工有更多的互动。

不过，推动开放空间的新鲜尝试需要得到公司高层和中级管理层的支持，在中国尤其如此。“交流很重要，你必须告诉他们新的办公空间设计是为了创建更有效的办公环境。”赫恩说。此外，公司也需要在一些细小的方面做些改变以争取员工对开放式办公空间的认同，比如说把笨重的电脑CRT显示器换成19寸液晶平板显示器，或者在墙上多挂一些画。由于办公室和小隔间不再存在，公司需要增加一些供两三人开会的会议室，以便员工需要私密空间时使用。此外，诸如财务、人事和法务这样的部门，出于安全和保密的考虑，也必须保留一定的区隔。

“但是在是否推行共享办公空间这一概念方面，在中国的公司都十分谨慎。”赫恩补充说。主要的原因是文化的不同和来自员工方面的抵制，这在亚洲其他国家或多或少都存在。

中国的特色在于，由于持续的高速增长和并购的激增，如何满足新增员工对办公空间的需求以及有效整合并购公司既有的办公设施，都是摆在CFO面前的课题。即使有效实施灵活办公空间，现有办公空间能吸纳的新增员工人数仍然有限，3年到5年的业务增长规划显得特别重要。